Gestion de projet stratégique/Équipe de projet

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Définition d'une équipe

Citation

« La joie est dans le risque à faire du neuf. » Diderot.

On nomme « projet », un ensemble d'activités et d'actions organisées en différentes phases dans le but de répondre à un besoin prédéfini et précis, dans un délai fixé et dans la limite d'une enveloppe budgétaire allouée. Un projet mobilise un certain nombre de ressources de natures diverses, matérielles, organisationnelles, logicielles et principalement des ressources humaines. Le projet étant défini et préparé, le responsable de projet va pouvoir constituer une équipe de projet conformément à ses besoins. On appelle « équipe de projet », un petit nombre de personnes œuvrant de manière collective et collaborative, motivé pour atteindre un objectif commun, un résultat visé. Il est important de répartir les rôles et les tâches de chacun en tenant compte de la complémentarité des membres de l'équipe. Notons également que les individus communiquent pour une coopération dans l'action, ils adoptent un fonctionnement organisé par des règles et une autorité qui coordonne les efforts.

Composition d'une équipe

Citation

« La vraie faute est celle qu'on ne corrige pas. » Confucius.

Afin de mener à bien un projet, il est important de définir les ressources humaines nécessaires qui permettront tout au long du cycle de vie du projet de prendre les bonnes décisions. Pour atteindre les objectifs demandés, bâtir une équipe efficace passe par :

• réunir les compétences utiles
• définir les rôles et responsabilités de chacun et les diffuser à tous les intervenants
• créer un véritable esprit de groupe en pratiquant la création collective avec neutralité de propos et tolérance d'idées
• canaliser l’énergie de chacun, chaque intervenant doit connaitre exactement les objectifs et les limites de son champ d'action
• faire corriger systématiquement et collectivement les erreurs et dysfonctionnements

Les acteurs du projet

Tâches du projet	Charge Acteur 1	Charge Acteur 2	...	Charge Acteur i	...	Charge Acteur n
Tâche 1	10	20	...	20	...	30
Tâche 2	5	8	...	8	...	12

Annexe 1 : Tableau de répartition des tâches

Les acteurs principaux

Parmi les acteurs principaux, on distingue le chef de projet et l'équipe projet :

• Le chef de projet est à la fois un animateur qui fédère et informe l'équipe projet, mais aussi un communicant qui reporte au comité de pilotage. Ce responsable dispose de moyens et d'obligations, pour tenir des objectifs, il a pour autres missions d’être force de proposition, de contrôler et suivre l’exécution des tâches, de coordonner et mobiliser les équipes... Le chef de projet doit :
  • être capable de s'adapter, motiver, décider, déléguer, faire preuve de rigueur, négocier ...
  • doit disposer d'une solide expérience (avoir participé à de nombreux projets) ...
  • avoir acquis non seulement un ensemble de connaissances et de compétences mais encore de savoir-faire, de savoir-être ...
  • maitriser un certain nombre d’outils (communication, bureautique, collecticiel, décisionnel, comptabilité …)
• L’équipe projet est un groupe de travail choisi, uni et motivé par le chef de projet, comprenant :
  • L’utilisateur, exprime son besoin, apporte la connaissance de son métier y compris sur les impacts organisationnels et réceptionne la solution opérationnelle
  • Le concepteur, comprend le besoin et réalise la solution opérationnelle
  • L'expert, contribue au projet en apportant son expertise sur un domaine spécifique (juridique, marketing, sécurité, formation, communication...)
• Cette équipe a pour missions :
  • d'assister et de seconder le chef de projet
  • d'analyser les risques, de proposer des solutions et les outils adaptés aux objectifs
  • d'exécuter les tâches du projet mettant en œuvre les solutions retenues, les gérer, les suivre, les contrôler, ...

Les différentes fonctions du mode projet

Les fonctions inhérentes au « mode projet » sont les suivantes :

• Le commanditaire décide du lancement du projet et du budget alloué au projet.
• La maîtrise d'ouvrage (MOA) : son rôle est de recueillir, comprendre et décrire les besoins des utilisateurs, passer commande de l'ouvrage à construire à la MOE (élaboration du cahier des charges), conduire le changement (communication, formations, nouvelle organisation, nouvelle procédure …), établir et suivre le financement et le planning général du projet, garantir l’adéquation de la solution opérationnelle avec les besoins des utilisateurs et enfin s'assurer de la conformité du livrable final.
• La maîtrise d’œuvre (MOE) : son rôle est de participer à la définition de la solution et fournit le livrable final (matériels, logiciels, services …), réaliser lui-même ou faire réaliser par un fournisseur le livrable pour lequel la MOA à passer commande, prendre en charge et piloter la relation avec le fournisseur, garantir l'adéquation du livrable fourni avec le cahier des charges transmis par la MOA, garantir le délai de livraison mais aussi la conformité technique et la mise en production du livrable final.

Les instances du projet

Instances et leurs rôles

Dans le cadre de la gestion de projet, plus ou moins d'instances interviennent mais les principaux sont :

• Le comité Stratégique

Cette instance est en charge de la sélection et du suivi des projets de l'entreprise, il représente la Direction Général. Il dispose d'une visibilité globale sur les ressources requise par tous les projets. Le comité d'entreprise sélectionne les projets qui ont un fort impact économique pour l'entreprise, d'une manière opérationnelle, ses missions sont de : - décider du lancement du projet - réexaminer le bien fondé des projets en cours en fonction des enjeux, des objectifs et de leurs rentabilités - arbitrer entre les différents budgets - valider les résultats - rendre compte de l'avancement du projet à la Direction Général - remonter les problèmes et les décisions à la Direction Général et alerter les projets en dysfonctionnements.

• Le comité de pilotage

L'instance de pilotage agit par délégation du comité stratégique, il se compose du responsable opérationnel, suit la réalisation opérationnel du projet, du lancement jusqu'à la date de fin. D'une manière pratique, le comité de pilotage a pour missions de : - mettre en œuvre les orientations du comité stratégique - valider les grandes orientations du projets - affecter les ressources nécessaires - suivre le projet et décider du lancement des travaux - cadrer et valider les travaux - remonter les problèmes et les décisions prises au comité stratégiques.

• Le comité de projet

Il s'agit d'une instance opérationnelle, le comité de pilotage rend compte de ses actions à cette instance. Il veille à la bonne fin des travaux, coordonne les différents chantiers du projet, suit leur avancement, complète et valide les travaux du projet. D'une manière pratique, le comité de projet a pour missions : - valider l'avancement des travaux - réaliser les arbitrages qui sont de son ressort - remonter au comité de pilotage les sujets de sa responsabilité.

Relation entre les instances projet

Relation entre les acteurs du projet

Le management de projet

Le leadership

Manager une équipe, nécessite la présence d'un manager que l’on présente souvent comme le leadership qui est l'influence d'une personne sur un groupe d'individu. Cependant manager et leadership peuvent être distinguer, le manager gère les choses quant au leader il dirige plutôt les personnes.

Plus précisément, le leadership est :

• l'art d'inciter les gens à atteindre un objectif ou un but particulier
• de se motiver soi-même et motiver les autres
• d'obtenir le maximum de soutien et d'effort d'un groupe
• de percevoir et reconnaître un problème
• d'envisager une solution au problème et le résoudre
• d’élever la vision et le niveau de la performance au dessus du niveau normal

Le leadership fait appel à l’expérience, la confiance en soi et la fixation de buts.

L'esprit d’équipe

Lors de la conduite d'un projet, un grand nombre d'acteurs interviennent, il est important de bâtir dès le début une bonne équipe de travail afin qu'on y trouve un réel esprit d'équipe.

L’esprit d’équipe est favorisé par :

• les objectifs, démontrer la convergence des intérêts individuels à long terme et l’intérêt collectif
• un leader, expérimenté et capable de prévoir les incidents, de rappeler les objectifs, de proposer ou de donner des directives
• un enjeu, unir le groupe à un péril commun
• organiser face à une situation nouvelle une concertation rapide et suffisante en précisant le non négociable
• des succès, même modestes au début, à des défis successifs et valoriser le groupe

L'esprit d'équipe repose sur la formation, le groupe se forme et les membres de l'équipe ne se connaissent pas encore, il y a des conflits qui surgissent à mesure que les membres commencent à se connaitre. La normalisation, sachant les qualités de chacun le groupe commence à créer des règles de conduite et de fonctionnements. Et la performance, le groupe se connaît bien et avance vers le but qu’il s'est défini au début. Dans un groupe, il faut non seulement que l’équipe soit diversifié mais également qu’il y ait un leader qui va amener le groupe vers un objectif commun.

La motivation

Il est important de savoir motiver les membres d'une équipe afin de favoriser une meilleure coordination et un meilleur avancement des travaux d'un projet. D'après wikipedia, la motivation est une instance d’intégration et de régulation d'une multitude de paramètres relatifs aux opportunités d'un environnement et aux sollicitations d'une situation. Un leader doit être capable de mener son équipe vers la réussite et pour cela la motivation doit être importante afin que chaque membre prennent part au projet.

Selon Maslow, les individus sont motivés par la recherche de la satisfaction de besoins non comblés. Toute personne cherche à satisfaire successivement cinq types de besoin, cette recherche influence leur comportement en permanence tant dans la vie professionnelles que la vie privée. La représentation de ces besoins est communément appelé « Pyramide de Maslow » ou l’on retrouve :

• Les besoins physiologies primaires

Cela se traduit par la recherche de revenus (salaires, primes, avantages divers)

• Les besoins de sécurité

Peut se traduire par exemple par la recherche d'un contrat à durée indéterminé, un plan de carrière, une représentation syndical, une mutuelle, une retraite et un comportement qui vise à se rendre indispensable, à ne pas trop prendre de risque.

• Les besoins sociaux

S'exprime par l'intégration à une équipe, un comité, un groupe de projet

• Les besoins de reconnaissance

Se traduit par la reconnaissance de la fonction, du titre, des métiers individuels, par la possession d'un bureau personnel, d'un uniforme, par la volonté de recevoir les informations dont il a besoin pour son travail, par le désir de voir ses idées prises en compte par son chef.

• Les besoins d’accomplissement

S'exprime par le besoin de changer de poste de travail, d’apprendre de nouveaux outils techniques, d'accepter de parrainer un débutant.

Ainsi l'équipe de projet sera formée afin que chaque participants soit motivé par le projet. Le personnel sera réparti suivant leur situation au niveau de la pyramide de Maslow, ainsi la personne au niveau 1 se satisfera d'un projet ou seront accordé primes et autres gratifications alors qu'une personne étant au 4ème niveau préférera un projet rassemblant les meilleurs spécialistes, ou ils pourront se faire remarquer.

Pyramide de maslow