Gestion des représentations diplomatiques/Ressources

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Ressources humaines

Dans une mission diplomatique, le premier responsable est le chef de mission. Il est assisté dans sa tâche par ses collaborateurs en fonction de la taille de la représentation : ministres conseillers, conseillers, secrétaires, attachés, chanceliers, interprètes, etc. Il est aussi possible de trouver des attachés militaires et des conseillers commerciaux, financiers, culturels, de presse, etc.

Généralités

En raison du grand nombre et de l’extrême variété des ambassades, on peut affirmer qu’il est pratiquement impossible d’établir une liste idéale d’un personnel normalement composé. La première raison tient au fait que l’ambassade ne se conçoit pas sans un chef accrédité par l’État d’envoi auprès de l’État accréditaire. Aussi la présence d’un ambassadeur à la tête d’une ambassade est-elle généralement considérée comme l’un des traits typiques de tout personnel ou de toute équipe normalement constituée.

La deuxième raison est inhérente à l’efficacité administrative et part du principe selon lequel, ce sont les missions assignées à l’ambassade qui justifient la création d’une ou de plusieurs fonctions. En effet, l’on peut aisément constater que, c’est la nature des affaires que traite l’ambassade : affaires politiques, économiques, commerciales, consulaires ou militaires, etc., qui permet d’opérer le choix des différentes catégories de collaborateur du chef de mission. De même, il convient de souligner que la nature et l’étendu des fonctions de l’ambassade diffèrent d’un État d’envoi à un autre et pour un même État d’envoi, d’une capitale d’accueil à une autre. Sans risque de se tromper, l’on peut conclure qu’en général, une équipe normalement constituée peut comprendre :

• l'ambassadeur, chef de mission ;
• le personnel diplomatique :
  • les ministres plénipotentiaires conseillers ;
  • les conseillers ;
    • les premiers conseillers ;
    • les deuxièmes conseillers ;
  • les premières secrétaires, les chefs de chancellerie et les attachés ;
• le personnel administratif et technique :
  • secrétaires, archivistes, comptables, documentalistes, techniciens, chauffeurs, huissiers, etc. ;
• le personne de service aussi dit personnel de soutien ;
• le personnel local :
  • jardiniers, interprètes, gardiens, etc.

Du point de vue des usages protocolaires, les titres et rangs des différents membres de l’équipe ou du personnel de l’ambassade se présente comme suit :

• dans les grandes ambassades ou grandes capitales, le premier collaborateur de l’ambassadeur est généralement, le premier conseiller ou le ministre conseiller, qui s’occupe des affaires juridiques et politiques ;
• dans les ambassades de rang inférieur ou dans d’autres capitales le premier collaborateur peut être simplement un conseiller ou un premier secrétaire ;

Un rang inférieur à ce dernier empêcherait ce dernier d’entreprendre sur le plan des principes certaines démarches au niveau souhaité ; notamment le jour où il sera chargé d’affaires ad interim. Les autres membres du personnel diplomatique se répartissent les autres fonctions au sein de la représentation.

Effectif du personnel

Pour déterminer l’effectif du personnel de leurs représentations diplomatiques à l’étranger, certains pays ont recours à l’approche rationnelle. Ainsi, ils opèrent une classification des ambassades en fonction de leur taille : grande taille, taille moyenne ou petite taille.

Il convient de souligner que chaque État est libre d’organiser sa représentation diplomatique à l’étranger comme il l’entend. De même, il est loisible à chaque pays d’évaluer à sa manière, l’importance de ses ambassades à l’étranger. Ainsi, certaines ambassades des États-Unis d’Amérique, peuvent compter au-delà de 1 000 voire 1 500 agents ; tandis que, pour un pays en voie de développement, une grande ambassade ne représente généralement qu’un effectif de 30 à 40 agents, toutes catégories confondues. Les ambassades de taille moyenne possèdent un nombre relativement modeste, tandis que l’équipe des plus petites représentations diplomatiques peut comprendre : un ambassadeur résident dans le pays d'accueil secondé par un diplomate généraliste ou spécialiste ainsi que d'un personnel administratif et de service réduit.

Division du travail entre les effectifs

La division du travail dans une représentation diplomatique présente ou répond à deux facteurs fondamentaux que sont la nature et l'étendue des taches assignées à cette représentation diplomatique et l'effectif et les compétences du personnel qui y exerce.

Lorsque l'on considère la diversité des situations qui se présente à ce niveau, il y a lieu d’examiner les cas en fonction, du regroupement classique des ambassades.

• S’agissant des ambassades à effectif très élevé et élevé, et qui sont appelées à s’occuper de façon importante des domaines d’activité que connaît la pratique diplomatique contemporaine des affaires : politiques, juridiques, économiques et commerciales, consulaires, culturelles, information et presse, administratives et financières, doivent être structurées en sections ou en services. Ceux-ci à leur tour peuvent être subdivisés en divisions si le volume des affaires l’exige.
• Pour les ambassades à effectif moyen, appelées à s’occuper de façon principale de quelques dossiers seulement des activités diplomatiques, les membres du personnel seront réparti en quatre services traitant des affaires : politiques, juridiques, économiques et commerciales, consulaires et culturelles, administratives et financières. Ces attributions dans l’ensemble ne diffèrent pas de celles observées dans la première catégorie, à savoir, les ambassades à effectif très élevé et élevé. La seule nuance est que très souvent, chacun de ces services se verra adjoindre des tâches supplémentaires relevant d’autres domaines et qui seront considérées comme secondaires ou supplémentaires.
• Quant aux ambassades à effectif réduit, la division du travail est beaucoup plus souple. Ainsi, qu’il s’agisse de l’ambassadeur ou de tout membre de l’équipe, le personnel est souvent amené à s’investir dans différents domaines à la fois. À titre d’exemple, une partie de l’équipe technique et administrative se verra souvent charger de certaines tâches qui normalement sont confiées aux membres du personnel diplomatique de l’ambassade.

Il y a lieu de préciser que toute répartition du travail, entraîne forcément une distribution rationnelle des attributions entre les membres diplomatiques en particulier et le personnel de l’ambassade en général. La définition claire des fonctions de chacun s’avère indispensable, afin que les responsabilités d’exécution et de contrôle, soient bien comprises et ne prêtent à aucune confusion. Par ailleurs, les pouvoirs de délégation doivent être bien précisés (par exemple, cas d’absence du chef de mission). De même que si cela s’avère nécessaire, le travail de chacun doit être connu d’au moins une autre personnelle, qui pourrait le continuer en cas de besoin (maladie ou tout autre empêchement). En cas de conflit entre l’ambassadeur et le ministre conseiller l’ambassadeur se dot de respecter la hiérarchie en cas d’absence. C’est pourquoi l’on dit qu’en matière de délégations de pouvoir la hiérarchie ; doit être suivi elle ne tient pas compte de problèmes personnelles.

Direction du travail

Elle constitue l’organe d’orientation et de suivi des activités de la représentation diplomatique. Pour qu’une ambassade fonctionne à bon escient, elle doit être tenue par un personnage unique, en l’occurrence l’ambassadeur. Mais, pour que ce dernier assume pleinement ses fonctions, deux conditions méritent d’être réunies :

1. La première tient du fait, qu’il appartient à l’État de sauvegarder l’autorité de l’ambassadeur sur l’ensemble des membres du personnel, ainsi que sa position dominante en son sein. En effet, il peut arriver que dans certaines ambassades d’une grande importance, l’ambassadeur soit amené à déléguer une partie de ses pouvoirs, mais cela ne signifie pas de ce fait, qu’il ait renoncé à son autorité vis-à-vis de ses collaborateurs. De même, quelques membres de l’équipe peuvent provenir de certains ministères autres que celui des affaires étrangères, tout en manifestant la volonté de ne dépendre que de leurs supérieurs hiérarchiques restés au pays et à qui ils préféreraient rendre compte régulièrement de leur mission. Il appartient aux ministères de remédier à cette situation.
2. La deuxième condition résulte de la première. En effet, il est du devoir personnel de l’ambassadeur d’avoir sa direction et son prestige au sein de l’ambassade. Une telle direction n’a cependant rien à voir avec un autoritarisme formaliste et bureaucratique. De même, l’autorité ne consiste pas nécessairement à donner des ordres de façon intempestive et à tout signé, mais à diriger le plus intelligemment possible.

Il existe dans tout service administratif, deux façons de diriger :

• l’une partant du haut vers le bas, c’est la méthode dépendante ;
• l’autre ascendante, qui va de bas en haut.

Cette dernière méthode est la plus recommandée, parce qu’elle permet à l’ambassadeur de s’appuyer mieux et davantage sur les membres de son équipe, quel que soit sa compétence, sa sagesse et son expérience personnelle.

Coordination

La coordination constitue l’un des aspects de l’organisation d’une représentation diplomatique. Elle concerne les ambassades dont les activités sont à prédominance croissante, et comportant un effectif de personnel assez élevé ; mais aussi les ambassades à effectif moyen ou restreint. Perçue comme un agencement d’activités diverses dans un but déterminé, elle permet au chef de mission ou à son principal collaborateur à qui il aura provisoirement délégué une partie de ses attributions, de faire le point de l’évolution des dossiers en instance au niveau des services de l’ambassade. Il s’agit notamment sur la base du travail en cours :

• de communiquer les informations ou instructions nouvelles émanant du ministère;
• de faire une analyse et d’apprécier l’évolution de la situation actuelle ;
• d’échanger des informations ou opinions utiles ;
• de définir un plan général ;
• de contrôler et d’évaluer les décisions opérationnelles.

La coordination peut aussi se faire au niveau du travail collectif. Il s’agit en l’occurrence des démarches à entreprendre dans l’État d’accueil, auprès des ministères ou services, ou une mission assignée au ministère des affaires étrangères ou dans le cadre des dispositions à prendre en vue de la préparation d’une visite officielle d’une délégation de haut rang du pays d’envoi auprès du pays d’accueil.

Gestion des moyens humains

La bonne tenue d’une représentation diplomatique dépend en grande partie du rôle que jouent les hommes dans les différentes activités que l’on y déploie au quotidien. En effet, si l’Homme est au centre de tout développement, il se doit de prouver par son labeur, sa capacité à insuffler son dynamisme dans la structure au de laquelle il évolue.

L’ambassadeur et ses collaborateurs immédiats : ministre conseiller ; premier conseiller ; deuxième conseiller, pour ne citer que ceux-là, constituent les piliers intellectuels de la représentation diplomatique. L’essentiel de la mission assignée à l’ambassade, leur incombe. Cependant, la réussite de cette mission dépend en partie des autres membres du personnel à savoir : les personnels administratifs, locaux, de service, qui, dans leur diversité, œuvrent pour la bonne marche du travail (chacun dans son domaine), au sein de la représentation diplomatique.

Pour prévenir toute incompréhension éventuelle, l’utilisation des véhicules administratifs de la représentation, doit respecter les dispositions des textes en vigueur. Dans l’ambassade, l’ambassadeur est le chef de mission. Il lui revient la lourde responsabilité de diriger le personnel de l’ambassade, de répartir les tâches à exécuter par chacun des membres avec des directives précises et d’exercer le contrôle au moment opportun.

Dans d’autres ambassades à grand effectif, le ministre conseiller peut déléguer des pouvoirs limités à l’un de ses collaborateurs pour l’aider dans sa lourde besogne. Mais, l’agent désigné a le devoir de lui faire un compte-rendu régulier sur la mission qui lui ait confiée.

La gestion des hommes est une tâche délicate qu’il convient d’exercer avec autant de tact, d’habileté, de rigueur que d’esprit de responsabilité. La bonne ambiance doit régner à tous les niveaux, dans la mesure du possible. Le travail doit être la motivation de tous ; et aucun agent n’a le droit de s’y déroger. Tout manquement à la hiérarchie doit être sanctionné et signalé au ministère par un rapport circonstancié.

Autres ressources

Pour le fonctionnement de ses services, l’ambassade reçoit du ministère des crédits dont les montants prévus aux différentes rubriques lui sont communiqués par courrier officiel. Par ailleurs, la représentation diplomatique génère de son côté des ressources provenant des prestations consulaires.

Budget et crédits

L’ambassade étant une structure administrative, elle a besoin pour son épanouissement d’une dotation financière pouvant assuré son fonctionnement. C’est ce qui explique l’affectation régulière à son profit des crédits en provenance du ministère. Ces crédits dits de fonctionnement, qui font l’objet de transfert trimestriel par certains pays et semestriel par d’autres, sont pour la plupart destinés :

• au paiement des salaires des agents ;
• au paiement des loyers ;
• à l’entretien du matériel roulant ;
• au paiement des différentes factures d’électricité, d’eau, de téléphone ;
• etc.

La célébration des fêtes nationales, l’acquisition de nouveaux matériels roulants, de mobiliers ou toutes autres infrastructures indispensable au bon fonctionnement de la représentation, font le plus souvent, l’objet de délégation spéciale de crédits. L’agent en charge des affaires financières au sein de l’ambassade, dispose aussi dans les dont il a la gestion, d’une caisse de menues dépenses de montant modeste devant servi à couvrir les dépenses de moindre importance. Il est assisté dans sa charge d’un attaché financier qui tient le livre journal de la représentation.

L’ambassadeur est l’ordonnateur du budget de la représentation diplomatique. À ce titre, il est appelé à suivre le chancelier (qui est le gestionnaire), la régularité des dépenses effectuées. Un rapport financier portant sur les crédits alloués dans la gestion, est adressée régulièrement au ministère. À la fin de chaque année, le rapport financier établi pour être expédier au ministère, doit fait état des difficultés rencontrées dans la gestion des fonds alloués, difficultés liées soit à l’insuffisance des crédits, soit au coût de la vie ou à la hausse des prix des produits dans le pays d’accueil. Des propositions concrètes doivent être alors faites pour l’augmentation desdits crédits dans les proportions souhaitées.

Recettes consulaires

Elles sont issues des différentes prestations du service consulaire de l’ambassade. En effet, la délivrance des passeports et des cartes consulaires au profit des compatriote, des visas à tout étranger, de même que la légalisation des pièces d’État civil ou de tout autre document administratif ou particulier, nécessite le paiement des droits de timbre qui sont comptabilisés par le responsable des affaires financières de la représentation. Ces fonds sont transférés au fur et à mesure de leur importance au ministère accompagnés d’une comptabilité séparée.

Patrimoine

On entend par « patrimoine d’une ambassade », l’ensemble des biens meubles et immeubles appartenant à cette représentation. Ainsi, on regroupe dans ce cadre :

• le bâtiment qui abrite la chancellerie de la représentation diplomatique ;
• la résidence de l’ambassadeur ;
• le matériel roulant ;
• les archives ;
• les résidences des agents ayant fait l’objet d’un bail emphytéotique ;
• les appareils électroniques ;
• les immeubles acquis ;
• etc.

Ce patrimoine mérite d’être en bon état d’usage. Le chef de mission de même que les agents qui l’utilisent au quotidien, sont appelés à bien y veiller. L’attention du ministère des affaires étrangères doit être de temps en temps appelée sur la vétusté des bâtiments en vue de leur restauration, ou sur l’amortissement du matériel roulant et des appareils électroménagers en vue de leur renouvellement.

Il convient de préciser que l’image de marque du pays d’envoi se lit à travers l’état de son patrimoine sur le territoire du pays d’accueil. C’est pourquoi, il convient d’y apporter tout le soin nécessaire, en sollicitant du ministère des crédits à cette fin. De plus, tous les éléments du patrimoine de la représentation doivent être consignés dans un document adressé périodiquement au ministère et mention en sera faite de leur état physique.

Correspondance

Les échanges de correspondances entre l’ambassade et le ministère, ou entre l’ambassade et les autorités du pays d’accueil sur une affaire donnée, aboutissent toujours à l’ouverture d’un dossier que l’agent concerné doit garder avec précaution dans le placard ou l’armoire de son lieu de travail. Le dossier constitue en effet le cœur et la mémoire de toute entité administrative et partant de toute ambassade : d’une part, il fournit le matériel nécessaire au travail de chacun et d’autre part, il permet de se renseigner sur une affaire donnée aussi bien sur son histoire que sur la situation. Par ailleurs, il est créé au secrétariat de toute ambassade bien organisée une section « chrono », où sont classées par ordre chronologique et par année, les souches de toutes les correspondances administratives échangées entre l’ambassade et les différentes structures extérieures. Le classement doit se faire en fonction des :

• lettres simples ;
• lettres confidentielles ;
• messages faxés ;
• notes verbales ;
• des messages radio, télex,
• etc.

Pour éviter toute perte ou manipulation quelconque des courriers, il est toujours souhaitable que la section chrono soit installée au secrétariat particulier de l’ambassade ou dans tout autre endroit sécurisé et bien gardé ou se trouve conserver aussi bien les messages confidentiels ou chiffrés, que les notes échangées entre souverains par le truchement de la représentation diplomatique.

Documentation

Elle est un outil de travail indispensable à toute ambassade, aussi pour l’information générale du personnel, que pour le travail au quotidien. Elle concerne divers domaines utiles pour l’ambassade et notamment : le domaine politique, économique et commercial ainsi que le domaine de l'information.

La documentation étant constituée de journaux, de périodiques, de magazines ou d’extraits d’informations obtenus sur l’internet ; il convient de l’a conservée dans un endroit propice. Par ailleurs, il est recommandé de renouveler les journaux et les périodiques, afin de permettre aux lecteurs d’avoir sous la main, les informations actuelles. De plus, elle doit être entretenue de manière à pouvoir y accéder facilement et à reclasser les documents consultés après lecture. À ce propos, il est souhaitable que soit créée au sein de l’ambassade une bibliothèque comportant des fichiers, si possible, régulièrement alimentés et mis à jour.