Gestion professionnelle du temps/Le pendulage
Le pendulage
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La méthode du pendulage est une technique qui mesure le temps alloué à chaque tâche. Cette méthode permet de quantifier la moyenne de temps nécessaire à l’exécution de tâches administratives et répétitives.
Afin d'y arriver, l’on demande à une personne expérimentée d'exécuter, à allure normale, une série de tâches de même nature.
En divisant le temps global par le nombre de tâches à effectuer on obtient le temps moyen d'exécution d'une tâche.
Le pendulage est utilisé surtout pour fixer des normes de travail et d'organiser ce travail. Il sert principalement aux responsables d'équipes pour l’organisation des différents postes de travail au sein de leur service. Ils peuvent ainsi évaluer le temps d’exécution des tâches, tâche par tâche. Cela leur permet de mieux planifier le temps de travail de leur service, de mieux affecter les ressources à une activité et à déterminer si des ressources ou moyens supplémentaires sont nécessaires.
Temps d'exécution moyen d'une tâche est égal au temps global divisé par le nombre de tâches.
Exemple de pendulage
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Un service de gestion de contrat de maintenance dispose d'une seule assistante de gestion expérimentée pour l'enregistrement de nouveaux contrats. Celle-ci est disponible 330 minutes par jour pour cette tâche, une étude sur plusieurs journées montre qu'elle enregistre en moyenne 55 contrats par jour.
Données :
- Temps d'exécution pour enregistrer un contrat : 6 minutes
- Le responsable a fixé un objectif global de 66 contrats par jour, ce qui entraine
- Soit une augmentation de temps de travail de 66 minutes
- Soit une embauche de ressource complémentaire
- Soit une amélioration de productivité grâce à une meilleure préparation des dossiers en amont ou une transformation de l'outil de saisie qui permettraient de réduire le temps de saisie à 5 minutes.
Ces simples informations résultant de la méthode du pendulage lui permettent de prévoir et éventuellement d'atteindre l'objectif souhaité.
D'autres exemples de tâches chronométrables peuvent être cités comme :
- Saisie de variables
- L'édition d'une lettre
- La mise sous enveloppe des lettres
- Saisie des commandes
En revanche, la méthode de pendulage n’est pas adaptée à des activités intellectuelles (on utilisera la méthode dites d'estimation).
