Gestion professionnelle du temps/Objectifs et organisation de la gestion du temps

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La plupart des objectifs et actions publics ou privés sont subordonnés au respect d'échéances. Chaque division d'une entreprise doit ordonnancer son travail en fonction de contraintes de temps externes et internes.

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Pourquoi gérer son temps ?

Pourquoi gérer son temps ?

Alors que le contexte environnemental de chaque entreprise a été fortement modifié depuis plusieurs années (nouvelles concurrences, nouvelles technologies, mondialisation, contexte économique difficile), il apparaît aujourd’hui que le temps est devenu une variable stratégique pour les entreprises. En effet la mondialisation, et la financiarisation de l’économie, la saturation de nombreux marchés solvables et la volatilité de la demande ont eu pour conséquence immédiate d’intensifier la concurrence entre les entreprises et en répercussion d’accroître les exigences des clients. La plupart des pertes subies par les entreprises et par les organisations sont dues à un manque de gestion du temps. Le temps est donc une ressource rare et non renouvelable. Avec l’entreprise, l’expression « le temps, c’est de l’argent » prend alors toute son importance. Le temps doit donc être géré, contrôlé, planifié. L’entreprise doit donc faire des choix : ce qu’il y a à faire, ce qui a été fait, ce qui reste à faire et comment cela va-t-il être fait ? La gestion du temps devient alors un enjeu stratégique, à la fois car il peut se révéler être un avantage concurrentiel afin de se démarquer de ses compétiteurs et également une source d’optimisation de la performance de l’entreprise via son organisation.

La gestion de temps vue comme une nécessité interne

Le temps de travail est fixé par des lois ou des conventions, en général par le pays ou se déroule le travail. Lorsque le temps de travail diminue (ex. les 35H en France), les entreprises doivent :

• soit produire moins en se calant sur les nouvelles heures de travail disponibles, ce qui n'entraine pas de changement dans l'organisation du travail
• soit produire autant (voire plus) avec moins d’heures de travail disponibles, et dans ce cas, il devient primordial de gérer plus finement ce temps de travail et de compenser la perte de production :
  • par d’éventuelles embauches
  • par des heures complémentaires
  • par des progrès de productivité

La gestion du temps vue comme une nécessité externe

Les entreprises intègrent maintenant la notion de temps dans leurs prestations de services. Elles proposent à leurs clients des services « gains de temps », « accélérés » ...

Le temps devenant un critère de choix du consommateur, les offres de services parlent maintenant de dépannage 7/7, ouvert 24/24 ... Le critère temps peut aussi être intégré dans certains tarifs tels que voyages, hôtels, délais de livraisons etc.

En 1954, seulement 2 noms de marques contenant le mot « chrono » étaient répertoriées et déposées. Aujourd’hui, il existe plus de 1800 noms de marques contenant les mots « chrono » ou « rapide » ou « vite ».

Les causes de pertes de temps

Une pendule : Gérer le temps

Une horloge

On identifie plusieurs facteurs qui contribuent à faire perdre du temps au sein d’une entreprise. On peut distinguer des conditions :

• Economiques : comme les conditions de travail
• Matérielles: les outils de travail la qualité du cadre de travail
• Socioculturelle et psychologiques : la communication

Les facteurs de pertes de temps sont aussi : les réunions trop longues et trop fréquentes en entreprise, qui ne démarrent pas à l’heure, les visites intempestives, les interruptions incontrôlées des collaborateurs et des supérieurs, la recherche d’information rendue souvent difficile en entreprise. On peut parler de la procrastination, il s’agit du fait de tout remettre au lendemain, ceci est identifié comme une non-gérance et donc une perte de temps. D’autres pertes de temps sont inhérentes à l’organisation même de l’entreprise : il s’agit donc finalement d’un manque d’organisation auquel l’entreprise doit pallier en se fixant des objectifs et en mettant en place des outils de priorisation.

Comment gagner du temps ?

Gérer une entreprise n’est pas une chose facile, le temps de travail est de plus en plus court, son management devient important. Alors comment une entreprise peut-elle gagner du temps ? Savoir gérer son temps c’est finalement savoir s’organiser : organiser son personnel, les informations et les ressources matérielles dont on dispose. Les nouveaux outils technologiques mis à disposition confèrent la possibilité de gérer son temps et d’en gagner, permettant à chacun de s’organiser et de communiquer grâce notamment aux calendriers partagés, smartphones, outlook…

Les maîtres mots des gains de temps sont finalement l’organisation et la communication : choisir les bons outils (agenda, messagerie, échéancier…), les bonnes méthodes de priorisation des tâches (Pendulage, NERAC …) et communiquer au sein de l’entreprise.

La gestion du temps lors des réunions

La répartition du temps est essentiel lors des réunions, des séminaires, des entretiens, des assemblées, etc. En effet, cette méthode permet de gérer et de dispatcher le temps de parole sur les différents thèmes à aborder lors de ces regroupements. Ceci dans le but de pouvoir développer tous les points cités lors de la présentation du sommaire en avant-garde.

De plus, cette forme de gestion du temps aide les intervenants lors de leur passage oral à respecter le plan qu’ils ont précédemment établis, afin d’évoquer au plus juste les idées principales qu’ils souhaitaient exposer.

Pour vous aidez, voici un lien utile : Importance de l'orateur et maîtrise de sa présentation orale.

Objectifs et organisation de la gestion du temps

Gérer son temps c’est savoir identifier au sein d’une entreprise les coûts cachés, les coûts d’opportunité et plus précisément les coûts liés aux pertes de temps. L’objectif de l’entreprise est ensuite de savoir gérer ses pertes de temps. Pour cela, l’entreprise doit nécessairement s’organiser afin de gérer son processus d’activité correctement et résoudre les problèmes. On peut ainsi faire le lien avec la gestion de projet. Pour son bon déroulement, sa bonne organisation il faut obligatoirement passer par un certain nombre d’étapes successives garanties de son succès final.

• Fixation des objectifs et des enjeux : il s’agit donc alors de déterminer la durée d’une tâche, d’un projet, et son délai de réalisation
• Une phase de planification et d’organisation : l’entreprise, le salarié doit préparer son travail, se fixer des contraintes d’horaires
• Le moment de la prise de décision : il s’agit de classer les tâches selon leur importance, c'est-à-dire la priorisation; choix des problèmes essentiels à traiter. Il est possible pour cela d’appliquer la méthode de Pareto ou encore la méthode ABC.
• Contrôle du déroulement du travail et de l’activité : il s’agit donc de mettre en place un système de contrôle et de vérification des résultats accomplis, et de réaliser des comparaisons entre le travail réalisé et ce qui avait été prévu lors de la phase de planification et de fixation des objectifs.

Annexes

Liens externes

• Gestion du temps (CERPEG AC VERSAILLES)

Liens internes

• QQOQCCP
• Le principe de PARETO
• Le diagramme de GANTT
• Le diagramme de PERT
• Le logiciel Outlook

Publications

• 2006 Temps et Sciences de Gestion, second edition, Laurent Batsch.
• 2007 Gérer son temps et ses priorités, Groupe Eyrolles, Gérard Rodach.