Introduction aux diaporamas avec POWERPOINT/Le logiciel PowerPoint

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PowerPoint en quelques dates

• 1940, Création du rétroprojecteur
• 1980, Whitfield Diffie développe un logiciel pour préparer ses conférences
• 1984, Bob Daskins de la société Forethought Inc. crée pour Mc Intosh l'ancêtre de PowerPoint ( WYSIWYG - What You See Is What You Get )
• 1987, Bill Gates rachète Microsoft puis renomme ce logiciel Powerpoint (compatible Mac&Pc)
• 1990, Apparition de la suite Office pour le grand public
• 2017, version 2017 de l'application

Présentation

PowerPoint est un logiciel de la suite Microsoft Office permettant de concevoir, réaliser, animer une présentation sur un sujet précis dans le but d’être exposé à un public lors d'une réunion, conférence, . Une présentation est constituée d'une série de feuilles appelées diapositives, slides ou encore visuels dont l’ensemble forme un diaporama (modifiable à souhait) et projeté sur un écran à l'aide d'un projecteur depuis un ordinateur. Chaque visuel peut accueillir les textes, images, vidéos et autres objets. Cette technique de présentation assistée par ordinateur est simple d'utilisation et permet à travers une aide visuelle, d'animer une réunion, une séance de compréhension d'un sujet avant une explication détaillée ou d'un cours.

Quels sont ses objectifs? PowerPoint est un support à toute présentation orale qui permet de :

• Convaincre le public et le faire adhérer à une idée, une vision ou un produit
• Captiver l'attention de l'audience, susciter son intérêt voire, l'impressionner
• Informer le public via un support visuel bien argumenté

Avantages

• Les multiples usages : réunion, album photos, calendrier, présentation, livre…
• La modularité : inclut tout type de média
• L'interactivité : créer une attention du public
• L'abord intuitif : la facilité d’utilisation

Inconvénients

• Aucune indication de taille concernant la fenêtre du document (ni en centimètres ni en pixels)
• Fonctions avancées peu connues donc les présentations se ressemblent souvent
• Plan nécessaire ce qui rend la présentation lourde
• PowerPoint est avant tout un support visuel, c'est l'accompagnement d'une argumentation orale

La diffusion

C'est un logiciel commercial distribué par MICROSOFT. Depuis sa version 2007, il est architecturé autour d’une barre d’outils nouvellement conçue appelé le ruban. Celui-ci permet un accès plus intuitif des différents boutons d’accès.

PowerPoint fonctionne sous Windows et Mac OS. Il est le logiciel le plus utilisé au monde pour effectuer des présentations ou pour créer des diaporamas.

L'interface de PowerPoint

Les barres

Les barres positionnées sur les fenêtres PowerPoint permettent non seulement d'accéder rapidement à certaines commandes ou fonctions mais aussi d'afficher quelques paramètres ou valeurs reflétant le status en cours du document de présentation.

• La barre de titre: contient le nom du fichier
• La barre d’outils accès rapide: contient les commandes souvent utilisées(enregistrer, annuler)
• La barre de défilement: permet de faire défiler les diapos
• La barre d'état: située en bas de l'écran et comprenant le zoom, le n° de diapo, la langue, les boutons d'affichage

Le ruban

• Le ruban: comprend toutes les commandes utilisées pour la création des diapos(barre de menus + barre d’outils sur les anciennes versions)

Les onglets

Les onglets positionnés sur le ruban PowerPoint permettent non seulement d'accéder rapidement à la plupart des boutons et outils relatifs à l'onglet considéré mais aussi d'afficher l'aide en ligne ou des compléments pour chacun de ces outils.

• Fichier ==> onglet standard (il remplace le bouton Office de la version précédente). Les outils tels que : nouveau document, ouvrir, enregistrer et imprimer sont présents dans ce menu
• Accueil ==> cet onglet regroupe les différentes options de mise en forme du texte telles : que la police, les puces, les numérotations, les dessins, la gestion de paragraphe, la gestion des diapositives
• Insertion ==> cet onglet permet l’ajout d'objets multimédias dans les diapositives tels : le tableau, la forme, le dessin, l'image, le son, la vidéo, ...
• Création ==> cet onglet permet de créer un impact visuel par le choix ou la conception de thèmes, de styles d’arrière plan, de mise en page des diapositives
• Transitions et Animations ==> cet onglet permet
  • de créer des transitions entre les diapositives, en réglant le style, la vitesse, la sonorisation de chaque séquence de diapositive
  • de créer des transitions entre les objets contenus dans une diapositive, en réglant l'emplacement, le style, la vitesse, la sonorisation de chaque séquence d'objet
• Diaporama ==> cet onglet permet
  • de régler les paramètres de visualisation de l’ensemble des visuels
  • de démarrer la présentation automatiquement ou manuellement
• Révision ==> cet onglet permet
  • de corriger les textes avec les différents correcteurs (orthographe et grammaire) et les différents dictionnaires (synonymes, traductions, ...)
  • d'insérer des commentaires
• Affichage ==> cet onglet permet de régler les modes d'affichage de fenêtre pour une optimisation de l’espace de travail lors de création des diapositives.

Les modes d'affichage

Trois modes d'affichage permettent des utilisations différentes du logiciel : création du document avec ses diapositives et commentaires, puis paramétrage dynamique et tri des diapositives puis visualisation

• Le mode normal sert à l'édition avec une visualisation de la diapositive et de la zone de commentaires (n'apparaissant pas lors de la projection)
• Le mode trieuse de diapositives offre une vue en miniatures des diapositives permettant de les ordonner et paramétrer de manière efficace
• Le mode diaporama sert pour la projection avec affichage de la diapositive en plein écran et affichage éventuel des commentaires sur un second écran
• Le mode présentateur permet de cacher les commentaires au public

Les masques de diapositives

Il est possible de personnaliser une diapositive ou plutôt tout le diaporama en choisissant un masque de diapositive. Il est également possible de créer son propre masque de diapositives.

• Figer un masque de présentation permet d’avoir une homogénéité des diapositives. Le masque créé avec tous les détails nécessaires, « affichage : masque de diapositives » permet d’ouvrir un nouvel onglet dans le ruban proposant des options supplémentaires. Dans un même diaporama, il est important de nommer précisément les différents masques ainsi que les différentes dispositions afin de guider l’utilisateur et d’être efficace lors de l’utilisation.
• Pour modifier une couleur de base d'un masque de diapositive, il faut parcourir l’onglet création et couleur pour choisir un thème et sur nouvelles couleur de thème pour créer sa propre thématique. Toujours sous l’onglet couleur et afin de démultiplier le fond à toutes les diapos, faire un clic droit sur le thème choisi et puis « appliquer aux diapositives sélectionnées ».
• Au lieu des modèles installés en standard, il est possible de télécharger d'autres masques de diapositive en choisissant sur le WEB un type de modèle dans Microsoft OFFICE ONLINE ou un type de modèle commercial ou libre non Microsoft

Les diaporamas dans le monde professionnel

Les Tableaux

Au lieu de faire des phrases interminables où se côtoient chiffres et lettres, composer un tableau pour résumer le tout est une des solutions. Pour accéder à la fonction tableur du logiciel, il suffit d’aller dans le ruban sur l’onglet « insertion – Tableau ». Parmi les options, il est possible de choisir le nombre de lignes et de colonnes, la mise en page, un thème prédéfini. Il est possible d’ajouter une ligne dans le tableau à tout moment en se plaçant sur la dernière ligne et colonne et en actionnant la touche « tabulation » du clavier. Lors de la création, il est possible de fusionner les cellules en supprimant les bordures des cellules en utilisant la gomme sous « Outil de tableau – Disposition – traçage des bordures. De même, il est possible de fractionner les cellules à l’aide du crayon.

• Première astuce, il est possible d’insérer un tableau depuis un document de traitement de texte ou tableur par un simple copier/coller à l’endroit voulu de la diapo.
• Deuxième astuce, il est possible de dessiner un tableau afin d’avoir une table sur mesure sous « Insertion – Tableau – Dessiner un tableau »
• Troisième astuce, comme expliqué dans « erreur à éviter », les longues listes à puces sont à proscrire afin de faire passer une décision (stratégique par exemple, un nouveau projet, …). Il est possible de transformer une liste de puces en tableau ou schéma en sélectionnant la zone de texte puis en se rendant dans l’onglet « accueil – paragraphe – Graphique Smart Art » et en choisissant le rendu souhaité afin d’avoir un plus beau visuel et donc un message plus efficace.
• Quatrième astuce, vous pouvez sélectionner le nombre de colonnes et de lignes directement en cliquant sur l'onglet "Tableaux".

Les Organigrammes

Il peut être utile pour illustrer les rapports existants au sein d’une entreprise, association…L’insertion d’un modèle s’effectue sous « Insertion – Smart Art – Illustration – Hiérarchie ». Sous l’onglet création, des options sont disponibles afin d’ajouter des membres hiérarchiques, de changer la couleur, la disposition…Pour obtenir une illustration claire et professionnelle lors de la présentation, il est conseillé de scinder l’organigramme par division et de montrer une division par diapositive. Cela évitera la surcharge.

L’organigramme peut être animé pour ajouter un effet d’accentuation ou pour afficher des informations par une phrase (faire apparaitre et disparaitre le texte permet d’étayer un propos et de ne pas surcharger le diaporama). Pour créer des animations, il faut aller sous l’onglet du même nom « Animation » et de choisir la transition voulue.

Les Protections

Afin de sécuriser le tout ou de faire de simple vérification, le menu « fichier – préparer » permet de faire beaucoup de gestion de contenu tels que la protection par mot de passe, la vérification de la compatibilité afin d’éviter les mauvaises surprises lors de la présentation, inspecter le document afin de repérer des mots qui ne sont pas les bienvenus…

Les diaporamas pour une utilisation personnelle

Le calendrier

Il est possible de créer son calendrier personnalisé à l’aide d’un modèle prédéfini ou d’une propre création.

Le site office.microsoft.com regroupe des modèles divers et variés de diaporamas (cartes postales, brochure, des contrats pour le monde professionnel…) mais aussi de biens d’autres accessoires tels que des cliparts, de l’aide et procédure. Après avoir choisi le modèle qui convient (dont l’icône de Powerpoint apparait afin d’assurer la compatibilité), il suffit simplement de le télécharger et de l’enregistrer avant utilisation. Comme tous les autres modèles, il est possible ensuite de jouer avec les thèmes et les couleurs avec l’onglet « création » du ruban. Le modèle de base restera installé dans sa version initiale. Pour la création du calendrier et après avoir lu le mode opératoire présent en première page, celui-ci peut être supprimé. Pour finir, la création peut-être imprimée ou enregistrée pour servir d’agenda par exemple.

L’album photos

Afin de classer toutes les photos numériques par thème, l’utilisation d’un album photos électronique permet de créer de meilleurs visuels et de retoucher les photos.

La création d’un album peut se faire à l’aide d’un modèle installé ou d’un modèle téléchargé de Microsoft office online. Les fichiers prédéfinis sont présents sous « Fichier – Nouveau – Modèles installés – Album photos contemporain – créer ». Le modèle présente différentes propositions de composition avec des photos prédéfinies. Il suffit de modifier l’image en double cliquant dessus afin d’y insérer ses propres photos. Une autre possibilité s’offre au créateur. La création de ses propres diapositives tout simplement à l’aide de diapositives vierges ou prédéfinies sous « Accueil - Nouvelle diapositive ». Pour insérer une image, vous pouvez choisir l’icône correspondant à cet effet présente sur la diapositive.

• Les retouches photos sont possibles à l’aide de l’outil d’image afin de corriger des petits défauts ou de personnaliser la taille ou la couleur (noir et blanc, cadrage, rogner, contraste, luminosité).
• L’insertion d’une légende permet d’agrémenter les photographies. Celle-ci peut être textuelle mais aussi audio pour plus d’impact.

Les utilisations avancées

Les liens hypertextes

Ils permettent de naviguer sur un autre site à partir des diapositives pour illustrer un thème par exemple. Les liens ne sont pas obligatoires lors d’une présentation en public mais trouvent tout leur intérêt lors de la consultation des diapositives par des tiers dotés d’une connexion Internet. Pour faire figurer un lien, il suffit simplement d’inscrire l’adresse du site en entier sur la diapositive ou d’utiliser l'outil d'insertion de lien qui permet de dissocier la phrase de présentation (texte ou image), du lien externe WEB ou du lien local sur l’ordinateur.

Les polices de caractères

Connexion sur le site www.dafont.com et télécharger les types d’écritures voulus. Dans le panneau de configuration de votre ordinateur, « apparence et personnalisation - Polices ». La fenêtre qui s’ouvre correspond à toutes les écritures de l’ordinateur. En appuyant sur la touche ALT et « installer une nouvelle police », l’installation des nouvelles polices est possible en suivant la procédure. La nouvelle police apparaitra automatiquement dans l’onglet police des programmes. Attention cependant à la compatibilité des polices lors d’échange de documents, la mise en forme peut en être modifiée.

Le son et vidéo

Le son et la vidéo peuvent être intégrés à la diapositive ou stockés en dehors ce qui permet au fichier de ne pas être surchargé en taille. Ajouter l’objet sous « insertion – clip multimédia – son ou vidéo » puis sélectionner la source (il peut être personnel, d’un CDRoom ou provenant des cliparts). Enfin, afin de faciliter la manipulation du son, un choix existe entre activation automatique ou lors d’un clic.

• Un son peut être activé sur la totalité en allant sur « option du son – boucle jusqu’à l’arrêt. Pour cibler le son sur certaine diapositive, il faut se rendre sous « animation personnalisée – option d’effet – effet », ainsi le son sera ciblé sur une partie précise de la présentation. Une option est également possible concernant le minutage du son afin de gagner en précision.
• Il est possible d’enregistrer la narration de document pendant son élaboration (s’il n’y a pas de réunion) mais aussi pendant la présentation afin que les personnes non présentes profitent des commentaires de chacun, le document en sera plus riche en information. Pour cela, il faut aller dans « diaporama – enregistrer la narration – définir le niveau du micro ». Une fois la présentation finie, cliquer sur le bouton quitter.

Quelques conseils

A ne pas faire !

• ne pas charger les diapositives de trop d'informations (1 message par diapositive)
• ne pas créer trop de diapositives (entre 1 et 3 diapositives par minute)
• ne pas faire trop d'animations entre les diapositives ou entre les objets d'une même diapositive

A faire !

• éviter les diapositives inutiles
• faire des nuages de mots (mots clés)
• avoir une identité visuelle (police, formes, présentation...)
• toujours citer les sources des ressources copiées sur internet