Introduction aux documents avec WRITER/Les publipostages
Publipostage
modifierLe publipostage est la technique qui consiste à envoyer en nombre des informations, par voie postale ou électronique, par exemple, pour assurer la promotion d’un produit ou d'un service.
Le publipostage est une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre-type envoyée à un ensemble de correspondants. Les informations individuelles contenues dans le fichier des correspondants sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres personnalisées qu’il y a de correspondants enregistrés dans le fichier.
Pour pouvoir effectuer cette fusion, l’utilisation d’une base de données sous CALC est nécessaire pour bénéficier du publipostage.
Éléments d'un publipostage
modifierPour la réalisation d'un publipostage, il faut :
- Un document principal
- Une base de données contenant la liste des destinataires
- Une lettre type
Création d'un publipostage sous Writer
modifierPour la réalisation d'un publipostage nous allons utiliser l'assistant publipostage au sein de Writer.
L’assistant est un outil qui va nous permettre de nous aider étape par étape pour la réalisation du publipostage.
Sélectionner le document de base
modifierLa première étape consiste à sélectionner le document à partir duquel le publipostage sera conçu. Il existe 4 types de document:
- Utiliser le document actif
- Utiliser un nouveau document
- Utiliser un document existant enregistré sur l'ordinateur
- Utiliser un modèle existant enregistré sur l'ordinateur
Sélectionner un type de document
modifierLa deuxième étape consiste à sélectionner le type de document souhaité. Il existe 2 types de document:
- La lettre
- L'E-mail
Insérer un bloc d'adresses
modifierLa troisième étape consiste à ajouter la listes des destinataires de la lettre ou de l'E-mail. Pour sélectionner la liste des destinataires, nous avons deux méthodes:
- Sélectionner le fichier de base de données contenant les adresses que nous souhaitons utiliser comme liste d'adresses.
| Titre | Nom | Prénom | Liste d'adresse 1 | Code Postal | Ville |
|---|---|---|---|---|---|
| Monsieur | DUPONT | Yves | 9 Rue des loups | 91230 | Montgeron |
| Madame | MARTIN | Louisa | 78 Rue des Casiers | 91270 | Vigneux sur seine |
| Monsieur | LY | Chang | 5 Avenue de la république | 91230 | Montgeron |
- Ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses dans laquelle nous pouvons créer une liste d'adresses.
De plus, nous pouvons faire contenir un bloc d'adresse au document crée. Nous pouvons modifier la disposition des informations contenu dans le bloc d'adresse.
Créer une salutation
modifierLa quatrième étape consiste à créer des salutations personnalisés en fonction du type de destinataire. Nous pouvons faire apparaître des salutations générales au début de la lettre telles que "Madame DUPONT"ou "Monsieur DUPONT"
Adapter la mise en page
modifierLa cinquième étape consiste à adapter la mise en page du bloc d'adresses et des salutations. Nous pouvons déplacer le bloc d'adresse et des salutations à n’importe quel endroit de la page.
Éditer le document
modifierLa sixième étape consiste à éditer le contenu de la lettre ou du mail.
Enregistrer, imprimer ou envoyer
modifierLa septième et dernière étape consiste à l’utilisation du document. Nous avons quatre options:
- Enregistrer le document de base sans fusion
- Enregistrer le document fusionné
- Imprimé le document fusionné
- Envoyer le document fusionné par mail
