Progiciel de gestion intégré/Déploiement d'un ERP
L’installation d’un ERP (ou PGI, progiciel de gestion intégré en français) est un changement majeur dans la vie d’une entreprise. Pour assurer la réussite d’une telle démarche, il s’agit de procéder avec méthode et surtout beaucoup de rigueur. Explications en six étapes majeures.
Poser les bonnes questions
modifierPourquoi mettre en place un ERP (Enterprise ressource planning) ou PGI en français (Progiciel de gestion intégré)? Telle est la question! Est-il préférable de mieux centraliser l'information entre les services et donc en assurer une meilleure visibilité globale? Ou souhaite-t-on gagner en productivité? Il est important de s’interroger en prenant en compte les logiciels déjà présents dans la société. La migration vers un ERP est une véritable stratégie d'évolution qui nécessite des précautions à la fois humaines et techniques. Et le coût et le temps de mise en œuvre ne sont pas négligeables. D'ailleurs, les étapes ultérieures dépendent de cette phase cruciale de réflexion et de définition.
Désigner les référents
modifierAvant d'aller plus loin, il est important de choisir des personnes qui vont accompagner l'installation de cet ERP dans la société. « Dans une PME d'environ 100 salariés, entre 20 et 40 personnes sont en général concernées par la mise en place d'une telle solution », d'après Eric Valion, directeur du marché ERP chez l'éditeur Cegid. Mais seules deux ou trois personnes doivent être désignées comme correspondants applicatifs. Généralement, il s'agit du chef d'entreprise, du directeur administratif et financier et d'un représentant métier ayant une bonne connaissance de la culture et de l’historique de la société. Ce dernier aura un rôle essentiel, car il devra initier les utilisateurs internes et être leur référent. Des formations plus poussées, avec notamment un suivi personnalisé, peuvent être proposées par le prestataire que vous aurez choisi.
Lancer un appel d'offres
modifierLa solution pour sélectionner le prestataire est d'opter pour un appel d'offres. Il faut impérativement établir un cahier des charges le plus précis possible. De ce document va découler le choix du progiciel en question. Ce n’est pas un cahier d'expression des besoins, ni un document de 200 pages, mais un référentiel qui définit le rôle de chacun et les fonctionnalités demandées. Une fois le cahier des charges rédigé et le réel besoin de l’entreprise correctement établi, la société peut se mettre à rechercher le progiciel qui lui conviendra le mieux. Trouvez le progiciel adapté aux besoins Les besoins en termes de fonctionnalités ne sont pas les mêmes d'un secteur d'activité à l'autre. Il faut chercher à savoir si, sur le marché, il existe un progiciel développé pour le secteur d'activité dans lequel la société évolue. De nombreux éditeurs (Sage, Cegid, Divalto, Ines, SAP...) proposent des ERP de plus en plus segmentés. Et certains ont un positionnement encore plus pointu et développent des ERP spécifiques à des secteurs d'activité. C'est le cas de la société Capwan, basée dans la région Rhône- Alpes, qui s'est spécialisée dans le secteur viticole et propose du sur-mesure à ses clients. La mise en place d'un ERP «packagé», c'est-à-dire généraliste, est un moyen de réduire les coûts de déploiement et de développement. Les fonctionnalités permettent de répondre aux principaux besoins d'une PME-PMI. Les solutions les plus simples mènent au pilotage de la société via une application accessible depuis Internet. En standard, la société dispose de fonctionnalités servant à assurer la gestion commerciale de l’entreprise, à suivre la production, à gérer la logistique, à traiter la partie financière, mais également administrative, comme le recouvrement des factures. La formation est alors assez rudimentaire, et le partage des données passe par des transferts de fichiers, des e-mails et une unicité de l'information. Si le choix (dicté par le secteur d'activité et les services concernés dans la société) se porte sur un outil plus élaboré, la mise en œuvre se fera sur un temps plus long et nécessitera une excellente synergie sur le long terme entre les équipes et la société chargée de l'intégration de la solution. Le coût d'un ERP peut varier en fonction du nombre de postes installés, du niveau de prestation choisi et de la gamme de services que va couvrir le progiciel. Il faut compter en moyenne un budget compris entre 5 000 et 20 000 euros HT.
Déployer l’ERP
modifierUne fois le prestataire choisi, place à la mise en œuvre de la solution logicielle. Le chantier peut durer entre neuf et douze mois dans le cadre d'une petite PME. La principale cause d'échec est le manque d'implication de la direction. Les équipes de la PME doivent également bien s'entendre avec le prestataire, et cela demande beaucoup de communication. L'oubli de développer une interface spécifique est fréquent et est une autre source d’échec. Garder un ancien progiciel qui ne s'intègre pas au nouvel ERP est en général fatal. Les maîtres mots de la mise en place d'un ERP sont la bonne définition du projet à la base selon des objectifs clairement définis, une excellente communication entre l'intégrateur et la société, et un suivi minutieux.
Effectuer les derniers calages
modifierAvant le basculement de l'ERP, il faut effectuer un test dans la société. Puis, les référents remontent les avis des utilisateurs afin d'effectuer les derniers calages. Les données seront ensuite transférées sur le nouvel outil. Il est possible de faire appel à des formateurs. Ainsi, certains éditeurs vendent des jours formation homme dans le forfait initial. Même si le e-learning est de plus en plus répandu, la société ne doit pas hésiter à faire venir un formateur sur site, pour accompagner au mieux les collaborateurs dans ce changement majeur.
Mesurer le retour sur investissement
modifierLes gains de productivité et l'accès à une information centralisée en temps réel (par exemple la visibilité des stocks) déclenchent une réactivité optimale des collaborateurs de la PME. D'après les experts du secteur, il faut réellement compter un an minimum avant d’avoir un réel estimatif du retour sur investissement.
