Progiciel de gestion intégré SAP/Le progiciel SAP

Début de la boite de navigation du chapitre

Tout d’abord, rappelons que SAP est un ERP (« Enterprise Resource Planning ») ou un PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré). L'acronyme SAP signifie en anglais "Systems, Applications and Products for Data Processing".

fin de la boite de navigation du chapitre

Logo de SAP

L'outil SAP

SAP est un outil stratégique qui permet à l’entreprise d’être plus performante et d’avoir une visibilité en temps réel sur son activité et son état financier. Par ailleurs c’est une base de données qui fonctionne avec des transactions. De plus, SAP est un outil d’aide à la décision pour les dirigeants afin de prendre les bonnes décisions avec des données fiables et actualisées. Le logiciel est accessible à toutes sortes d’entreprises (petites, moyennes et grandes) quelles que soient leurs activités. SAP permet d’améliorer la productivité de l’entreprise et la visibilité avec l’harmonisation des logiciels au sein d'une même société. SAP a développé plusieurs types de modules afin que toutes les entreprises soient satisfaites et puissent utiliser au mieux ce logiciel.

SAP permet de lier les différentes fonctions de l’entreprise (comptabilité, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, qualité, maintenance) entre elles grâce à un système d’information centralisé avec un client et un serveur. Cela permet d’avoir des données mises à jour en permanence car chaque changement au niveau d’une fonction de l’entreprise se répercute instantanément sur les autres fonctions (par exemple, en ressources humaines avec le recrutement, ou en administration des ventes avec la signature d’une commande). Ainsi chaque service peut déceler immédiatement ce qui a été modifié et voir les conséquences.

Un outil qui s'adresse à tous

SAP a développé une gamme de produits pour les grandes entreprises mais aussi pour les PME avec le BusinessOne pour les entreprises de 2 à 250 employés.

L'ERP SAP est également disponible en plusieurs langues et plusieurs devises. Cela constitue un avantage considérable pour les Groupes ayant des filiales étrangères notamment.

La possibilité d’adapter l’ERP en fonction de l’activité du client permet à SAP d’être présent dans de nombreux secteurs.

Un outil multi-fonctionnel

Grâce au logiciel SAP, tous les services peuvent travailler sur un même logiciel au lieu de travailler chacun sur un outil différent. Cela permet de minimiser les risques liés aux saisies, de gagner du temps et d’assurer une harmonisation des informations. Chaque service peut disposer des informations en temps réel et n’est plus obligé de demander ces informations à un autre service. L’automatisation de la transmission des données d’un logiciel et /ou d’un autre module permet d’éviter les erreurs humaines et la perte de temps d’une double saisie.

Un outil sécurisé

Les ERP commercialisés par SAP assurent une certaine sécurité aux entreprises qui les utilisent :

• La sécurité d’accès : Chaque employé possède un identifiant avec un code personnel. Ainsi, les accès de chaque compte peuvent être paramétrés en fonction du poste et des missions du salarié concerné. Par exemple, une assistante commerciale n’aura pas les accès nécessaires à la visualisation des transactions de paie des salariés ; cela permet une confidentialité des données.
• Les procédures d’approbation (approval) : Les commandes d’achats ou de vente doivent être validées par différentes personnes selon le montant de la commande. Cela permet donc un contrôle strict vis-à-vis des dépenses.
• La politique de crédit client face à la situation économique actuelle : De plus en plus d’entreprises ont des difficultés financières et certaines d’entre elles n’arrivent plus à payer leurs dettes. L’encours client pénalise réellement les sociétés et surtout les PME au niveau de la trésorerie. Des surveillances des encours du client sont donc mises en place dans les ERP SAP. Par exemple un client a une dette importante envers la société et qu’il souhaite faire une autre commande d’un montant élevé, le service financier refusera la commande jusqu’à ce que l’encours soit réglé.
• La traçabilité au sein du logiciel : Un système de contrôle est mis en place pour chaque transaction. Ainsi, il est possible de savoir qui est l’émetteur, à quelle date et quelle heure la transaction a été faite. Ce système permet un contrôle interne des procédures et un gain de temps lors d’audits.