Reporting/L’automatisation des données du reporting via les systèmes d’information

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L'AUTOMATISATION DU REPORTING

Le reporting regroupe un ensemble de données qui provient des systèmes d’information.

Selon Laurent Cappelletti, Philippe Baron, Gérard Desmaison, François-Xavier Ribiollet dans leur livre "Toute la fonction Contrôle de gestion : Savoirs. Savoir-faire. Savoir-être", les systèmes d’information sont la partie capitale du reporting. Le contrôleur de gestion devra maîtriser ses outils de reporting. Il peut dans certains cas en être l’administrateur, c’est-à-dire avoir son propre outil de reporting en le créant. Mais cela a un coût et il faut que le contrôleur de gestion soit entouré d’une équipe d’informaticien qualifié dans ce domaine.

Le plus souvent, les contrôleurs de gestion automatisent leurs reporting pour réduire la production de non-valeur ajoutée et optimiser leurs temps.

Selon "L’essentiel du contrôle de gestion" d’Annick Delhon-Bugard, Frédéric Doche, Guillaume Lebeau et Olivier Stephan, l’efficacité en termes de production du reporting doit être recherchée en favorisant l’automatisation et en s’appuyant sur des systèmes d’information adéquats (système transactionnel, datawarehouse et business intelligence).

L’automatisation consiste à minimiser les interventions manuelles dans la production et la diffusion de données (requêtes, retraitement, mises en forme…). L’automatisation rendra quasi nuls les risques d’erreur et permettra une diffusion rapide des états de reporting. Elle réduira la production de non-valeur ajoutée, afin de laisser du temps aux contrôleurs de gestion pour porter les efforts sur l’analyse des résultats et la constitution de plans d’actions.

Le reporting est une procédure réalisée par le contrôleur de gestion et son équipe. Une procédure, est un ensemble de tâches prédéterminé qui doivent être réalisés dans un ordre précis et cohérent à chaque fois, en vue d’obtenir un but ou un résultat donné. Elle peut être manuellement assistée ou automatique. On privilégiera d’automatiser son reporting que de le saisir manuellement pour réduire le risque d’erreur.

Bouquin et Pesqueux (1993) ont insisté sur le fait que « le processus de contrôle de gestion peut être conçu comme étant lui-même un système d’information, tant sur le plan de son automatisation que celui de la mise en relation d’un émetteur et d’un récepteur au moyen d’un support ». L’information n’a pas de statut si elle n’est pas communiquée. La communication de l’information a pour rôle de faire comprendre l’information via l’interprétation de l’information transmise. Cela justifie le rôle du contrôleur, qui via son système d’information, transmet des informations efficaces aux managers.

Il existe de nombreux systèmes informatiques qui permettent d’automatiser à 100 % son reporting : système transactionnel, datawarehouse et business intelligence.

LE SYSTEME BUSINESS INTELLIGENCE

D’après le livre "Business Intelligence avec Oracle" « L’informatique décisionnelle (ou business Intelligence) désigne les moyens, les outils et les méthodes qui permettent de collecter, consolider, modéliser et restituer les données, d’une entreprise en vue d’offrir une aide à la décision et de permettre aux responsables de la stratégie d’entreprise d’avoir une vue d’ensemble de l’activité traitée. »

Elle a pour objectif d’aider les dirigeants dans leurs prises de décisions et dans l’analyse de la performance de leur entreprise.

L’information est omniprésente dans l’entreprise, et de nos jours la difficulté n’est plus de recueillir cette information mais de la rendre disponible sous la bonne forme, au bon moment et à la bonne personne qui sera l’exploiter et en tirer de la valeur ajoutée. Il y a donc un réel besoin de consolider l’information pour pouvoir l’analyser. Cependant, selon Alain Fernandez « trop d’information, tue l’information ».

Le processus de BI permet de récupérer des données brutes, qui proviennent des ERP (Oracle, SAP…), de les transformer en information et de les diffuser sous forme de tableaux de bord ou reporting.

Les systèmes décisionnels ont trois types d’utilisateurs :

• Le reporting figé consiste à ressortir les données sous forme de listings ou de documents de récapitulatifs, ayant un rôle plus ou moins important dans la conduite des opérations(reporting opérationnel ; mise en forme précise et rigide ; reporting de masse ; données détaillées, quantitatives et qualitatives).

• L’analyse ad hoc permet à ses utilisateurs d’explorer les données en créant leurs propres rapports (analyse et mise en forme dynamique ; analyse descriptive ; données agrégées, essentiellement quantitatives ; données définies par un dictionnaire d’entreprise synthétisant les règles d’analyses)

• La performance management ajoute une série de fonctionnalités, notamment la saisie de données externes pour comparaison. (Analyse prospective, saisie et calcul ; données agrégées, représentations graphiques très digérées ; gestion et comparaisons entre différents scénarios ; push, alertes.)

Les différents éléments qui composent le système BI sont :

• Datawarehouse : base de données utilisée pour collecter et stocker des informations volatiles provenant d’autres bases de données.

• Datamart : sous-ensemble d’un datawarehouse. Il est généralement exploité en entreprise pour restituer des informations ciblées sur un métier spécifique.
• Datamining : permettent d’extraire des hypothèses à partir de grandes quantités de données, par des procédés typiquement statiques.
• ETL (Extract, Transform, Load) : il s’agit d’une technologie informatique intergicielle permettant d’effectuer des synchronisations massives d’informations d’une base de données vers une autre.
• Cube OLAP : représentation abstraite d’informations multidimensionnelles. Les données sont rangées selon un principe de dimensions correspondant étroitement aux axes de recherche des utilisateurs.

LES SYSTEMES TRANSACTIONNELS

Un système transactionnel est un environnement informatique à travers lequel des transactions sont réalisées quasi instantanément, impliquant une ou plusieurs applications ou acteurs internes et/ou externes à l’entreprise (départements, clients, partenaires, etc.). Chaque transaction engendrant un certain nombre d’invocations et de mises à jour de base de données.

Un système transactionnel peut concerner tout type de flux (financiers, administratifs, commerciaux, etc.). Les ERP sont des systèmes transactionnels.

L’ERP (Entreprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) permet à l’entreprise de gérer de manière centralisée toutes ses applications.

D’après le dictionnaire des systèmes d’information (R.Reix, 1999), « le progiciel de gestion intégré est un progiciel paramétrable construit autour d’une base de données unique, susceptible de couvrir la majorité des besoins en traitement d’informations des différentes fonctions de l’entreprise, grâce à un ensemble de module compatibles ».

Les enjeux d’un progiciel de gestion intégrée sont la rapidité de circulation de l’information la réduction des coûts et des délais de traitement administratifs, l’homogénéité de l’information, la fiabilité de l’information le partage de l’information, le respect des engagements clients et l’anticipation des problèmes.

Les entreprises ayant énormément de données doivent privilégier l’utilisation du système « Business Intelligence » car grâce au Datawarehouse, le système cherche dans plusieurs bases de données par rapport au cube OLAP demandé.