En général une base de données implique un volume important d’informations reliées entre elles. C’est pourquoi, des applications telles qu’ACCESS, ont été conçues pour mettre en ordre ces données, les utiliser pour effectuer des opérations de calcul, effectuer des recherches, des tris, etc. A cela s’ajoute la possibilité de mettre en forme, imprimer et communiquer à des tiers des données de la base de données.
ACCESS permet également de créer des formulaires de saisie et des fonctionnalités propres à l’application (à l’aide de Visual Basic Application (VBA)).
ACCESS est un système passif de gestion de base de données (SGBD) relationnelle, ce qui signifie que le fichier Access ne vit que lorsque un utilisateur l'a ouvert, sans utilisateur il reste inerte au contraire des gestionnaires de bases de données actives (ORACLE, MYSQL, SQL SERVER, DB2, ...) qui se restructurent sans arrêt pour offrir à leurs usagers les temps de réponses les plus efficaces.
