« Intégration de données/Consolidation » : différence entre les versions

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La '''consolidation de données''' permet de rassembler des données de différentes feuilles de données Excel (et éventuellement de classeurs différents) et de les rassembler et synthétiser de la même manière qu’un tableau croisé dynamique.
Cette étape de '''consolidation''' est précédée de la '''standardisation'''. En effet, bien avant de réunir les données il faut les unifier. Ces données hétérogènes doivent absolument être homogènes avant d’atterrir dans l’entrepôt des données car les données proviennent souvent de plusieurs sources différentes.
Elle permet une mise à jour et un accès aux données ou à des résultats plus facilement.
 
 
Ces différentes données seront consolidées sur une feuille de calcul dite « '''maître''' ». Cette dernière peut se trouver dans le même classeur que les différentes feuilles de données ou dans un classeur à part.
Si vous utilisez fréquemment la consolidation, il est conseillé d’utiliser une '''disposition cohérente pour vos feuilles de données''', un modèle qui vous servira pour toutes vos futures consolidations.
 
 
Ex : Vous avez des coûts répartis dans plusieurs départements/services/thèmes…
 
Ils sont répartis dans plusieurs feuilles de données Excel, donc vous allez les rassembler dans la feuille de calcul « maître » de dépenses de la société/association…etc.
Cette feuille peut également contenir le total des ventes en moyenne, le niveau des stocks…etc.
 
 
Il existe deux sortes de façon de consolider des données :
 
• '''Par position''' : lorsque les données provenant des différentes feuilles de données sont disposées de la même manière et possèdent les mêmes libellés de ligne et/ou colonnes.
 
• '''Par catégorie''' : lorsque les données provenant des différentes feuilles de données ne sont pas disposées de la même manière mais qu’elles possèdent les mêmes libellés de ligne et/ou colonnes. Cette méthode est similaire à la création d’un tableau croisé dynamique mais les catégories sont moins faciles à organiser que sur ce dernier.
 
 
 
 
'''Exemple 1 – consolidation par position''' :
 
 
Pour rappel la consolidation par position est possible si les étiquettes de lignes et de colonnes sont identiques.
 
 
Voici les différentes plages de données contenues dans le même classeur mais sur des onglets différents. Il s’agit de ventes dans différents pays par trimestre, il y a un onglet par trimestre.
 
On peut clairement voir ici que les étiquettes de lignes et de colonnes sont parfaitement identiques.
 
 
Image 1
 
 
''Petite astuce : si vous voulez que les étiquettes de ligne et de colonnes restent identiques vous pouvez protéger celles-ci ou encore faire une validation de données pour n’autoriser que des libellés que vous aurez choisis (ex : dans ce cas ci nous n’avons que trois choix : CA, Coûts et Marge ou bien encore Russie, Chine et France).''
 
Suite à cela, on crée un nouvel onglet sur lequel figurera le tableau de consolidation.
On sélectionne une cellule de cet onglet, c’est là qu’apparaitra le tableau.
Ici on sélectionne simplement la cellule A1.
On va ensuite dans « Données » puis on clique sur « Consolider »
 
 
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A partir de là une fenêtre s’ouvre :
 
 
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Il faut changer la fonction en adéquation avec ce que nous cherchons à obtenir. Ici on veut la somme du CA, des coûts et de la marge par pays. On sélectionne donc « Somme » (la valeur par défaut).
 
Au niveau de la référence, on sélectionne les différentes feuilles de données. Ici elles se trouvent sur le même classeur mais dans des onglets différents :
 
 
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Les données peuvent se trouver dans des classeurs différents, il suffit alors de cliquer sur « parcourir » et d’aller chercher à chaque fois le fichier puis le classeur et enfin le ou les onglets concernés.
 
''Petite astuce : on peut très bien ouvrir ces classeurs au préalable et sélectionner directement la ou les feuilles de données dont nous avons besoin dans ceux-ci. Cela permettra de mettre en références les données qui s’y trouvent plus facilement et plus rapidement car on n’a pas besoin de passer par « parcourir ».''''
 
A partir de là on sélectionne donc les tables de valeurs et on clique sur ajouter à chaque fois pour qu’elles s’affichent dans « Toutes les références ».
 
''Petite astuce : nommez au préalable les plages de données, cela sera plus simple pour vous lors de cette étape (sélectionner les différentes références).''
 
 
Les onglets « ligne du haut » et « colonne de gauche » permettent de prendre en compte les étiquettes pour qu’Excel restitue les données dans le bon ordre. Ici les étiquettes de lignes et de colonnes sont parfaitement identiques, il n’est donc pas utile des les sélectionner.
 
 
Cependant, si on ne les coches pas, voici ce qu’on obtient :
 
 
Image 5
 
 
Il n’y a aucune étiquette de ligne et de colonne.
La première solution est donc de finalement cliquer sur « ligne du haut » et « colonne de gauche ». On obtient donc ceci :
 
 
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Ou on peut également choisir au préalable de créer un tableau compte rendu sur la même base que nos tableaux sources mais avec un contenu vide et on sélectionne tout le tableau avant de faire la consolidation à la place d’une seule cellule. On sélectionne ensuite « ligne du haut » et « colonne de gauche » :
 
 
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Ce qui nous donnera un tableau avec la même mise en forme que nos tableaux sources :
 
 
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« Lier aux données source » permet, si l’on change une ou plusieurs données dans les tables de données en références (donc ici au niveau des onglets T1, T2, T3 ou T4) de mettre automatiquement à jour le tableau de consolidation.
On peut ne pas cocher cet onglet et effectuer une mise à jour, seulement celle-ci sera manuelle.
 
 
On obtient donc ceci :
 
 
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On peut voir qu’il y a des petits « + » sur le côté. Ceux-ci servent à voir le détail des informations contenues dans les cellules. Par exemple, si l’on clique sur la premier « + » on obtient :
 
 
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On peut donc voir le détail des informations prises en compte dans la somme du CA pour les différents pays. Cette fonction permet de disposer des différentes informations sans devoir aller les rechercher dans les différents fichiers et permet également un contrôle des calculs automatiques.
 
 
 
 
'''Exemple 2 – consolidation par catégorie :'''
 
 
 
Pour rappel la consolidation par catégorie concerne les fichiers dont les étiquettes de lignes et de colonnes ne sont pas identiques ou sont disposées différemment.
 
 
Voici les différentes plages de données contenues dans le même classeur mais sur des onglets différents. Il s’agit du détail des ventes dans différents pays par trimestre, il y a un onglet par trimestre.
On peut clairement voir ici que les étiquettes de lignes et de colonnes ne sont pas identiques puisqu’elles ne sont pas dans le même ordre.
 
 
Image 11
 
 
Suite à cela, on crée un nouvel onglet sur lequel figurera le tableau de consolidation.
On sélectionne simplement la cellule A1.
On va ensuite dans « Données » puis on clique sur « Consolider ». A partir de là on obtient toujours cette fenêtre :
 
 
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Ici nous voulons toujours la somme donc nous gardons la valeur par défaut.
Encore une fois nous rajoutons les références (qui sont les 4 tableaux de ventes par trimestre).
Cette fois-ci cependant nous cochons toutes les étiquettes. En effet comme les différents tableaux ne présentent pas les mêmes données aux mêmes endroits et dans la même position (colonne et ligne) il faut absolument cocher « Ligne du haut » et « Colonne de gauche ». Ceci aura pour effet de demander à Excel de trouver lui-même les étiquettes pour additionner les bons chiffres.
 
 
On obtient donc ceci :
 
 
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Si on veut voir le détail des données prises en considération dans la somme de valeurs, on clique toujours sur les petits « + » à gauche du tableau.
 
 
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Grâce à cela on peut voir qu’Excel à bien automatiquement additionné les bons chiffres en fonction du pays et du détail des ventes.
 
 
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La '''consolidation des données''' consiste à regrouper différentes données, dans l’objectif de les analyser et d’en garder une trace à court ou long terme. C’est dont un regroupement cohérent, où les données sont organisées dans une certaine logique et/ou liées entre elles. La consolidation s’agira de réunir ses données dans un entrepôt de données appelée datawarehouse qui devient alors une base de données de consolidation.