Système d'information global de l'entreprise (IT/IS)/Introduction et but

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Séquence 4 : Le système d'information global de l'entreprise (IT/IS)

IS: Information System IT: Information Theory / Information Technology… Pour qui ? Pour quoi ?

Ou quand les ‘petits neurones cartésiens’ appellent à l’aide !!!...

Introduction et but

Le système d’information (SI) ne faisait pas explicitement partie de la chaîne de la valeur de M. Porter ‘car l’informatique (le SI) était considérée comme une machine plus ou moins centralisée incluant des applications plus ou moins décentralisées dans chacun des départements concernés’.

En tant que tel, le SI était inclus comme un outil dans des processus des activités de l’entreprise :

• Activités de base (verticales) pour les processus opérationnels, constituants de la valeur ajoutée,
• Activités de soutien (horizontales) pour les processus fonctionnels, ou transverses.

La chaîne de valeur

Force est de constater que le travail autour du SI a acquis aujourd’hui un statut très important que d’aucuns considère comme stratégique. Il a changé de niveau dans l’esprit des états-majors.

Une révolution conceptuelle s’est opérée lorsque le I de Informatique est devenu le I pour Information… sauf, peut-être, dans le langage courant dans lequel le SI a gardé une image d’outil informatique et pas encore celle d'un système d'information.

A ce jour, la définition et la gestion du système d’information de l’entreprise sont devenues des opérations, à part entière, à piloter stratégiquement.

D’autre part, le SI recouvre toutes les solutions exposées dans les chapitres précédents pour gérer :

• les stocks,
• la production,
• le bureau d’études et des méthodes,
• la stratégie + le commercial + le marketing,
• et bien sûr l’ERP…

mais aussi la R&D, la comptabilité, les finances, la gestion de projet, le reporting, la GRH…

Le tout piloté par l’assurance de la qualité elle-même incluse...

Donc, le périmètre à ce stade c’est : Toute l’entreprise… l’intérieur de l’entreprise !... Chaque entité avait inventé son silo d’informations, puis on a ajouté des liens entre ces silos : sans véritable succès complet de compétitivité !…

La gestion par les processus va casser cet état d’esprit d’organigramme de directions cloisonnées. L’imbrication naturelle des processus dans divers secteurs de l’entreprise va pousser l’entreprise compartimentée à devenir l’entreprise en réseau… Le SI sera là encore un SI d’entreprise, tourné vers son fonctionnement uniquement.

D’autre part, l’entreprise doit communiquer officiellement, via des média différents, des synthèses particulières.

Par exemple vers l’AG des actionnaires : Stratégie, Risques, Innovation, RSE, Finances, évolution du cours boursier,…

Ensuite, poussé par les avancées des organisations et des systèmes partagés avec l’écosystème de l’entreprise, le SI va devoir externaliser une partie de ces capacités de captage d’informations ou de production de synthèses…

• Vers les sous-traitants et partenaires via l’ERP,
• Vers les clients via l’ERP du client « grand compte »,
• Vers les canaux de distribution (B2B) et le client final (B2C) via le CRM, le site internet,…
• Vers les actionnaires et le marché via les documents officiels de l’AG des actionnaires, le site institutionnel,
• Vers les salariés, via le télétravail, les webinaires de formation et d’e-learning, notamment,
• …

Donc le périmètre à ce stade c’est toute l’entreprise + tout ou partie de son écosystème à l’extérieur de l’entreprise !

Le système d’information

Définition Wikipédia : Un système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de collecter, regrouper, classifier, traiter, extraire et diffuser de l'information dans un environnement donné.

Le système d'information est le véhicule des échanges entre les entités de l'organisation bien sûr, mais aussi avec son écosystème.

Sa structure est constituée de l'ensemble des ressources (les personnels, le matériel, les logiciels, les procédures) organisées pour : collecter, stocker, traiter et communiquer les informations. Le système d'information coordonne, grâce à la structuration des échanges, les activités de l'organisation et lui permet ainsi d'atteindre ses objectifs.

Le système d'information se construit à partir de l'analyse des processus "métier" de l'organisation et de leurs interactions/interrelations, et non simplement autour de solutions informatiques plus ou moins standardisés par le marché.

Le système d'information doit réaliser l'alignement stratégique du fonctionnement de l’organisation sur la stratégie d'entreprise par un management spécifique.

Pour certaines industries « up to date », tout est dématérialisé (Biens et services, argent, communication, information), virtualisé dans le système d’information SI de l’entreprise. Pour d’autres, seul le matériel reste la partie tangible du processus commercial…

Le management du système d'information

C’est une discipline du management regroupant l'ensemble des connaissances, des techniques et des outils assurant la gestion de données, leur sécurité et plus généralement l'organisation et la protection du système d'information.

Les fusions - acquisitions, absorptions, et les partenariats interentreprises ont tendance à ‘rapprocher’ les systèmes d’information. A minima des routines s’installent aux interfaces pour permettre les échanges, évitant ainsi les ‘ruptures de charges’ et les doubles saisies. Au mieux de véritables adaptations, voire des modifications profondes des applicatifs sont mis en œuvre, voire des refontes globales.

La gouvernance des systèmes d'information ou gouvernance informatique (IT gouvernance) renvoie aux moyens de gestion et de régulation du (ou des) système(s) d'information mis en place dans une organisation en vue d'atteindre ses objectifs.

À ce titre, la gouvernance du SI fait partie intégrante de la gouvernance de l'organisation.

Les tendances (pour les organisations retardataires !!!) :

• Les métadonnées,
• La dématérialisation, le zéro papier,
• Le numérique a remplacé l’analogique,
• Le PC portable voir nomade remplace le ‘main frame’ : la miniaturisation (et la mise en réseau !)…
• La décentralisation, la subsidiarité, les réseaux de serveurs,…
• Le temps réel et aussi le temps se subdivise (ex : les transactions à haute fréquence sur les cours de bourse),
• L’effacement de tout type de frontières (géographiques, linguistiques, technologiques, techniques, naturel/artificiel, réel /virtuel, matériel/immatériel,…),

Aujourd’hui, le SI intègre tous les outils liés à la communication par internet, et toutes les formes de télécoms.

La gestion des risques : La fiabilité. La sécurité. La confidentialité. L’intégrité. L’inviolabilité,…

La gestion des statuts des utilisateurs, de leurs privilèges (droits et devoirs) différents suivant que l’on est : ingénieur système / administrateur / utilisateur. L’accès aux informations ‘natives’==> notion d’infocentres,

L’ouverture vers le monde entier, La télémaintenance, Le télétravail,

La responsabilité sociale et environnementale : La RSE,

Le projet collaboratif, le travail collaboratif sur un ensemble de documents, sur un projet, sur une décision… L’accès gratuit aux données, La numérisation de tous les savoirs acquis, Le webinaire : le MOOC d’entreprise, ou d’un projet dans l’entreprise : pas uniquement pour former mais pour travailler ou collaborer ensemble, en temps réel, sans se déplacer… Le Web 3.0 : « internet des objets » ou le « web sémantique » : la mise à disposition et le partage direct des données et non des documents qui relatent ces données… à partir d’appareils connectés ou à partir des données personnelles des individus… ==> Problématique de la perte de libertés individuelles (rappel : données de santé) : Big Brother nous guette ?!?

La culture de l’entreprise

Définition Wikipédia : « La culture d’entreprise, peut être définie comme l'ensemble

• des règles d'une organisation (entreprise privée, publique...),
• des valeurs partagées,
• de la manière dont elles doivent être véhiculées (dont les mythes, rites, tabous, signes, etc.)
• et de la manière commune d'aborder les problèmes.

La culture d’entreprise a cette étrange qualité d’être la chose la plus partagée et la moins formalisée. Dans le monde de la formalisation, l’informel nous échappe alors qu’il constitue la vraie différenciation d’avec les concurrents ; et une des raisons de l’adhésion ou de la non-adhésion du marché. Ensemble des façons de penser et d'agir, ensemble de règles explicites ou implicites, système de cohésion et de cohérence, la culture est le capital immatériel de l’entreprise. Au-delà de la valorisation des actifs et des technologies, c’est elle qui constitue la valeur active réelle de l’entreprise" ».

C’est un facteur de performance qui, en rassemblant le personnel, en le motivant, assure la cohésion du groupe.

Les fusions - acquisitions, absorptions, et les partenariats interentreprises sont un moment privilégié pour prendre conscience de la culture de l'entreprise. C’est d'ailleurs un des moments-clefs pour dresser un état des lieux, pour distinguer les atouts et les faiblesses, pour amorcer la conduite d'un changement qui peut s'avérer nécessaire.

La direction générale, les départements de la stratégie et du marketing sont, par nature, les entités en charge de cette prise de conscience, de cette formalisation, et du management de la culture de l’entreprise. Le projet d’entreprise est souvent un fruit de cette réflexion.

Lorsque la culture d’entreprise est formalisée, les outils du SI sont bien sûr ses média…