Gestion de projet stratégique/Bilan du projet

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Début d’un théorème

Problématique

« De quelle manière l'entreprise peut-elle analyser un projet en fin de phase, avec à la clé l'amélioration de projets futurs ? »

Fin du théorème

Origines du bilan

Faire le bilan

« Faire le bilan vient de l’expression faire le point dont le sens proposé est une métaphore du début du XX^e siècle provenant de la marine.
En mer, il faut être capable de conduire un navire avec précision et sécurité. Il est primordial de connaitre sa position et de savoir dans quelle direction se diriger pour atteindre le but souhaité. Autrefois, il fallait se servir de ce qui était visible, comme le soleil et les astres en s’aidant de cartes et d’instruments de navigations comme l’astrolabe. Le point alors, n'est qu'une position du navire sur la carte. Faire le point c'est, en se basant sur des éléments connus ou visibles, calculer cette position.
C'est de cette exploitation d'informations repérables, visibles ou connues, que Faire le point correspond au fait de Faire le bilan. »

Objectifs du bilan d'un projet stratégique

Analyse des succès ou difficultés

L'objectif d'un bilan de projet n’est pas de décerner des satisfactions et des blâmes au chef de projet et aux membres de l'équipe mais d’identifier ce qui a donné de bons résultats et, ce qui en a donné de moins bons dans la conduite du projet, la coordination des équipes, la satisfaction de la qualité, la maîtrise des coûts et des délais. Le bilan de projet doit recenser et analyser objectivement les succès et/ou les difficultés rencontrées et retenir l’expression de toute disposition susceptible d’être prise en compte pour l'amélioration du déroulement des futurs projets (atteintes des objectifs, corrections des écarts, respects des charges et des délais…).

Optimiser les projets futurs

Après l'analyse des succès ou difficultés du projet, un bilan de projet permet de rendre plus efficace le pilotage des projets stratégiques et d'améliorer les processus de gestion des projets futurs grâce à la prise en compte des facteurs clés de succès ou d'échecs. Le bilan permet de capitaliser le savoir-faire et le savoir-être (tirer tous enseignements techniques, de gestion ou d'organisation utiles pour les projets futurs). Ainsi, on en tire des axes d’améliorations pour les projets à venir.

Le bilan d'un projet est un document riche pour la réalisation des projets futurs !

Les évaluations du bilan d'un projet

Les évaluations du projet

L'évaluation du projet et la capitalisation de savoir-faire peuvent se faire autour du triangle d'or de projet PCD : Performances Techniques, Coûts et Délais.

Triangle d'or PCD

• Le paramètre des performances techniques évalue l’efficacité des équipes au regard des moyens mis en œuvre et des choix techniques effectués
• Le paramètre des coûts évalue l'efficacité économique du projet qu’il s'agisse de recettes ou de dépenses
• Le paramètre des délais évalue le respect ou les écarts de la date de démarrage du projet à sa date de livraison

Difficultés rencontrées

• Lorsque des difficultés techniques apparaissent tôt, il est possible de mettre des ressources techniques et humaines supplémentaires sur le projet afin que les objectifs techniques restent maintenus et que le projet s'achève dans les temps. En revanche, l'objectif économique ne pourra pas être respecté en raison du surcoût du au financement des ressources supplémentaires non budgétées dans le cadre initial du projet.
• Lorsque des difficultés techniques apparaissent tard, le projet ne pourra pas être achevé dans les délais, même en déployant des ressources technique et humaine complémentaire. Dans ce cas, le surcoût sera engendré par le financement des ressources ajoutées sur une durée plus longue et par conséquent le coût en termes de pénalités financière pour non respect du délai du contrat.
• Le non respect des estimations dans la durée d’exécution du projet peut arriver. Par conséquent les échéances seront rallongées.

Améliorations futures

Un bilan de projet doit déboucher autant que possible sur des propositions d'amélioration pour chacun des aspects du projet dans le but de prendre en compte les améliorations proposées pour les prochains projets :

• Gestion de projet :
  • adéquation entre les besoins et les ressources
  • planification de projet et suivi de l'avancement
• Techniques :
  • choix des méthodes et des outils de développement et de tests
  • formation et acquisition de compétences sur de nouveaux domaines
• Qualité :
  • évolution des procédures et des plans types du système qualité
  • efficacité des contrôles
  • analyse des coûts de non qualité
  • analyse des non-conformités
  • possibilité d'émettre des actions préventive
• Organisation :
  • Efficacité dans la mise en place
  • Répartition tâches et responsabilités
  • Communication et la diffusion de l’information

Principes d'élaboration d'un bilan de projet

En fin de phase de développement, le chef de projet a la responsabilité de rédiger un bilan de projet avec l’aide de son équipe. Le bilan couvre les étapes du projet depuis l’étude préalable jusqu’à la mise en œuvre de l’application.
La démarche demande un certain investissement de la part du chef de projet, qui doit veiller tout le long du projet à collecter les éléments qui lui permettront de dresser un bilan de projet pertinent.
À cet effet, le document bilan de projet peut être mis à disposition de l’équipe dès le début du projet et complété au fur et à mesure du déroulement par toute expérience vécue intéressante (points forts ou faibles identifiés, ce qui donne ou pas de bons résultats…).

Le document bilan de projet est un document conçu comme un dossier de plusieurs parties couvrant l’ensemble des aspects du projet : Identification du projet, bilan des charges, bilan technique, bilan de l'organisation, bilan de la qualité-méthode, appréciation générale

Annexe 4 : Fiche de bilan

Contenu du document "Bilan de projet stratégique"

Identification du projet

Cette partie permet de décrire de manière synthétique les caractéristiques principales du projet stratégique (intitulé du projet, objet et caractéristiques du projet, nom du chef de projet, technologies mises en œuvre…) pour avoir une vision globale du projet au démarrage. Elle peut se présenter sous la forme d'un tableau dans le document "bilan de projet stratégique" :

Caractéristiques du projet stratégique	Détails
Intitulé	Libellé du projet
Chef de projet	Nom du chef de projet
Maître d'ouvrage	Nom des personnes qui mettent en œuvre le projet
Résumé du projet	Objet : Préciser les principales fonctionnalités du projet Utilisateurs : Préciser les utilisateurs qui seront impactés par le projet stratégique Caractéristiques du projet : Précier les éléments sensibles (risques) identifiés en début de projet (technologie nouvelle, complexité fonctionnelle, niveaux de performance requis, délais tendus, instabilité des besoins…) Technologie mise en œuvre : Détailler les technologies mises en œuvre sur le projet (progiciels, matériels,…)

Bilan des coûts du projet

Le bilan des coûts permet d’identifier si les charges mises en place, les délais prévus et les coûts pour le projet ont été respectés.

• Respect des charges: cette partie permet de faire une analyse des causes des écarts par rapport aux prévisions effectuées sur les charges misent en place pour la réalisation du projet (Exemple : Charges matérielles, humaines,... supplémentaires.).
• Respect des délais : cette partie permet de faire une analyse des causes des écarts par rapport aux prévisions effectuées sur les délais du projet qui peuvent engendrer un coût supplémentaire ou au contraire une économie (Exemple : Si le délais est allongé (pour cause de retard de la livraison du matériel, du logiciel, qui provoque un retard en cascade), un coût supplémentaire sera nécessaire pour respecter et pour rattraper les délais de chaque étape du projet).
• Respect des coûts : cette partie permet de faire une analyse des causes des écarts par rapport aux prévisions effectuées sur les coûts prévus du projet (Exemple : Coûts supplémentaires de recherches ou développement sur un thème non prévus (juridiques, informatiques, fiscales, marketing,...).

Ce bilan peut se réaliser sous forme de tableau :

Bilan	Prévu	Réel	Différence	Motifs de l'écart
Date de début	Date prévue pour le début du projet	Date réelle de début du projet	Réel - Prévu (en jours)	Préciser les motifs sous format texte
Date de fin	Date prévue pour la fin du projet	Date réelle de fin du projet	Réel - Prévu (en jours)	Préciser les motifs sous format texte
Charges prévues	Charges prévues lors du chiffrage du projet en hommes/heure (h/h), en machines/heure (m/h),...	Charge réelle en h/h;(m/h) - charge prévue en (h/h);(m/h)	Charges réelles - charges prévues	Préciser les motifs sous format texte
Coûts du projet	Budget chiffré en début du projet	Budget réel à la fin du projet	Coûts réels - Coûts prévus	Préciser les motifs sous format texte

Bilan Technique

Ce bilan permet d'évaluer l’adéquation des moyens mis en œuvre, d'analyser les choix techniques et l'efficacité des équipes projet, de décrire les points forts et faibles des solutions techniques.

Les problèmes rencontrés et solutions apportées :

• Les problèmes rencontrés : il convient d’identifier les événements qui ont eu ou auraient pu avoir un impact significatif sur le déroulement ou les résultats du projet : évolution des contraintes, décisions, aléas, sous-estimation des performances,…
• Suggestions et améliorations : identifier les évolutions que l’on pourrait proposer ou tous les éléments à faire évoluer dans le cas d'un développement similaire.
• Éléments réutilisables : expliciter les enseignements à tirer dans l’utilisation de techniques ou d’outils, les pièges à éviter, les savoir-faire acquis,

les composants susceptibles d’être réutilisés dans d’autres projets.

Bilan de l'organisation et des ressources humaines

• Bilan de l'organisation mise en œuvre : ce bilan permet d'évaluer la répartition des responsabilités, la fréquence et l'efficacité des réunions, l'efficacité du cycle de décision et de la circulation de l'information.

Les améliorations identifiées serviront pour l'organisation et la communication au sein de l'équipe, avec les prestataires ou avec les commanditaires.

• Bilan des ressources humaines : ce bilan permet de rendre compte des motivations des membres de l'équipe, du climat relationnel

et ainsi analyser en particulier l'adéquation, la disponibilité et les performances de ces ressources humaines.

• Bilan des formations : ce bilan a pour objectif d’identifier les formations suivies dans le cadre du projet et préciser, pour chacune d'elle, le temps passé, le coût de la formation, les compétences acquises et le nom des personnes concernées. Cela permettra d'analyser les écarts entre le prévisionnel et le réel et de trouver des axes d'améliorations pour projet et pour les futurs projets stratégiques.

Bilan de la qualité-méthode

Ce bilan permet de porter un regard critique sur les documents et les contrôles de qualité mis en place et, d'analyser les coûts de qualité et les améliorations apportées et réutilisables pour les prochains projets.

• Documents de qualité : tester et analyser les documents de qualité du projet (Procédures, guides méthodologiques, plans types) afin de confirmer leur fiabilité ou au contraire de détecter des anomalies. Cette opération peut se faire en cours de projet ou à la fin. En cas de propositions de changement d'une partie ou de l’ensemble des documents de qualité, il convient de faire une fiche de relecture (par document) et de la transmettre au responsable qualité afin qu’il puissent valider ces modifications.
• Contrôles qualité : l'analyse des contrôles de qualité réalisés au cours du projet permet d'améliorer leur efficacité. En cas de non efficacité, des propositions peuvent être émises pour toute amélioration des contrôles de qualité.
• Estimation des coûts d'obtention de la qualité : cette partie permet de faire une estimation des coûts d'obtention de la qualité imputables au projet

(coûts d'obtention de la qualité = coûts qualité + coûts de non qualité).

Il se présente sous la forme d'un tableau :

• Estimation des coûts qualité : cela indique pour chacun des thèmes le nombre de jours passés (certain pouvant être sans objet).

Les coûts qualité sont positifs (représentant des actions de prévention et de contrôle).

• Estimation des coûts de non qualité : cela indique pour chacun des thèmes le nombre de jours passés (certain pouvant être sans objet).

Les coûts de non qualité sont négatifs (représentant des anomalies).

Estimation des coûts de qualité	Activités	Nombre de jours
Actions de préventions	Formation de l'équipe projet pour la mise en place du projet Planification de la qualité (revues,...)
	Total
Actions de contrôle	Durée des étapes de validation interne Contrôle de qualité (audit, contrôle des documents,...)
	Total
Estimation des coûts de non qualité	Activités	Nombre de jours
Anomalies internes	Temps perdu( modification des ressources humaines) Temps perdu (refaire ce qui a déjà été fait) Temps perdu (moyens misent en place inadéquates Recherche de solutions techniques non prévues au début Modification suite à des problèmes apparus durant le projet Autres anomalies
	Total
Anomalies externes	Correction d'anomalies externes suite à la mise en place du projet Autres anomalies
	Total

• Améliorations apportées et éléments réutilisables :
  • Proposer des orientations pour l'amélioration du référentiel qualité/méthodes;
  • Grâce aux analyses réalisées ci-dessus, il est plus claire et simple d’identifier les règles qui ont aidé au bon déroulement du projet et celles, au contraire, qui ont été des freins;
  • Pour les règles qui ont freiné le projet, il convient de proposer des actions d'amélioration pour une meilleure compréhension ou une meilleure connaissance des règles.

Appréciation générale

À la fin du bilan, il est nécessaire que le chef de projet conclue par une communication générale sur le projet stratégique. Cette communication reprend en compte les objectifs initiaux et les résultats finaux et se justifie par des commentaires généraux. Il peut y avoir des possibilités d'ouvertures pour poursuivre le projet dans le même contexte ou dans un contexte différent en fonction de l'expérience acquise et des idées d'améliorations/innovantes apparues durant le projet ou à la fin.