Gestion de projet stratégique/Logiciels spécialisés

Début de la boite de navigation du chapitre

fin de la boite de navigation du chapitre

z0 Gravity

z0 Gravity est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles de projets édité par la société française Globalsi en 2008. Il est référencé à l'UGAP et principalement utilisé par des entreprises et des collectivités territoriales. Cette solution est proposée sous forme de logiciel en tant que service et ses données sont hébergées en France et en Allemagne.

Depuis janvier 2008, la société participe à la réflexion sur l'innovation, la ville de demain et les technologies émergentes à thecamp, campus d’innovation basé sur Aix-en-Provence.

Le logiciel a été conçu pour permettre à différents acteurs d'un même projet de travailler simplement et en collaboration autour d'objectifs communs. Il offre la possibilité aux acteurs de projets de gérer leurs tâches quotidiennes, de partager des informations, de visualiser en temps réel la progression de chaque projet, et de les piloter en fonction des objectifs généraux de l'entreprise. Il s’articule autour de deux modes de visualisation des projets : une vision globale des projets (au niveau de l’entreprise) et une vision détaillée des projets (au niveau des équipes et des acteurs).

Objectifs

L'objectif principal de z0 Gravity est de proposer une solution de pilotage flexible, qui oriente la gestion des portefeuilles de projets en fonction des priorités de l’entreprise. Le logiciel z0 Gravity a pour vocation « d'offrir une expérience de pilotage positive et simplifiée pour tous les acteurs de projets » en facilitant les échanges entre les intervenants d'un projet, et en apportant clarté et visibilité sur la progression de chaque projet, ainsi que sur la performance globale de l'entreprise.

UNE VISION à 360°

La solution propose un tableau de bord embarqué qui permet de connaître rapidement la progression de chaque projet grâce à des indicateurs "météo" simples et faciles à comprendre.

L'utilisateur connaît l'activité globale de l'entreprise.

UNE GESTION EN TEMPS RÉEL

La solution permet de suivre, de piloter et d'administrer les activités de l'entreprise sur une base actualisée en temps réel par les acteurs de projet.

UNE ADAPTATION SANS EFFORT À L’ÉCOSYSTÈME ET À LA CULTURE DE L’ENTREPRISE

z0 Gravity permet d’établir la communication entre les métiers, les personnes et les différents départements d’une même entreprise pour offrir un espace où l’intelligence collective peut s’exprimer en toute liberté.

Fonctionnalités

z0 Gravity est un logiciel qui s’adapte aux besoins de l’utilisateur. La solution propose une boîte à outils personnalisable selon le ou les rôles de chaque utilisateur. Cette boîte à outils permet à chacun de faire figurer seulement les fonctionnalités dont il a besoin au cours du déroulement du projet. Son espace de travail lui est propre et il peut faire évoluer ses fonctionnalités en fonction des rôles qu'il occupe et des projets auxquels il participe.

Liste non exhaustive des fonctionnalités

. Gestion des portefeuilles

. Gestion des projets

. Gestion des ressources

. Gestion des idées

. Gestion du budget

. Modèles personnalisables

. Méthodes Agiles

. Méthodes classiques

. Portail client

. Suivi des étapes

. Suivi du temps et des dépenses

. Suivi progression/coût

. Tableau kanban

. Diagrammes de Gantt

. Partage de documents, de photos et de vidéos

. Organisation de réunion

. Reporting automatique

Installation du logiciel

• En mode SAAS z0gravity.com

Gantt Project

Fonctionnalités

L’outil Gantt Project permet de planifier un projet opérationnel ou stratégique. Il permet de créer des diagrammes de Gantt, des diagrammes de ressources et des diagrammes PERT.

Cependant, l’inconvénient qui ressort de cet outil est qu'en l'état actuel, il ne permet pas de concevoir des tâches d'une durée de moins d'un jour.

Les fonctionnalités principales du projet sont :

• Description de la structure de découpage du projet. Elle se présente sous forme hiérarchique, axée sur les tâches que l’équipe de projet doit exécuter pour atteindre les objectifs du projet ;
• Liens multiples de précédences entre les tâches (prédécesseurs/successeurs) ;
• Visibilité du chemin critique ;
• Sauvegarde des données au format XML (fichiers .gan) ;
• Compatibilité avec l’outil Microsoft Project ;
• Gestion des jours fériés et des vacances pour les ressources ;
• Édition de rapports au format HTML ou PDF ;
• Exportation du diagramme en image PNG ou JPEG ;
• Compatible avec un serveur WebDAV ;
• L'outil est disponible en 20 langues.

Installation du logiciel

• Téléchargement

₪ Cliquer sur le lien suivant :

₪ Télécharger le logiciel

Mise en place du projet

• Projet vierge

• Création d'une nouvelle tâche simple

• Création d'une nouvelle tâche avec prédécesseurs

• Vue d'ensemble du diagramme de GANTT et de PERT

Microsoft Project

Fonctionnalités

« Microsoft project » est un logiciel de gestion de projet édité par Microsoft ; il aide à planifier des projets simplement et à collaborer avec d'autres personnes. Il permet d'organiser et de suivre de près le projet avec l'unique système de gestion conçu pour fonctionner parfaitement avec d'autres applications Microsoft. La dernière version de Project offre à l'organisation un moyen de démarrer rapidement des projets, de hiérarchiser les investissements en matière de portefeuille de projets et de produire des résultats à la hauteur de la valeur commercial espérée.

« Microsoft Project » a pour objectifs :

• d’être organisé

Organiser les tâches les unes par rapport aux autres et identifier celle dont dépend le succès du projet grâce à une nouvelle mise en évidence de la séquence des tâches dans le diagramme de Gantt.

• de livrer des projets avec succès

Mesurer la progression du projet et communiquer efficacement avec l'équipe, la direction et les actionnaires. Anticiper les modifications grâce à des outils comme le planificateur d’équipe, aider à détecter et corriger les problèmes potentiels avant qu’ils n'affectent la planification.

• d'améliorer la collaboration quotidienne

Communiquer rapidement à l'équipe les informations liées au projet et il est possible de recevoir leur modifications où que l’on soit, grâce à la synchronisation améliorée des listes de tâches entre « Project » et « Office ». Il est également possible de lancer des conversations en temps réel directement avec le projet grâce à la nouvelle intégration de « Lync » dans « Project ».

• d'aligner la vision et l'effort

Évaluer les idées de manière efficace et mesurer la contribution stratégique des demandes concurrentes qui permet de déterminer l'alignement stratégique ainsi que rationaliser la mise en route du projet. Le logiciel permet d'améliorer la gouvernance et le contrôle par la création et la gestion de puissants flux de travail sans codage.

• Gérer efficacement les ressources

Rester informer du travail des équipes, qu’il s'agisse de la gestion de leurs tâches quotidiennes ou de projets ponctuels. Mesurer avec précision l’utilisation des ressources et améliorer leur allocation conformément à la stratégie choisie.

Avantages du logiciel

Avantages du logiciel

Limites du logiciel

Limites du logiciel

Microsoft Project vs Gantt Project

gantt

Autres logiciels de gestion de projet

Autres logiciels de gestion de projet

Logiciels de gestion de projet	Licence	Fonctionnalités
Collabtive	Logiciel libre	Gestion des tâches, des jalons, messagerie interne et chat inter-utilisateur, alertes e-mails, gestionnaire de fichiers, système de permissions par rôles, suivi des activités et des heures, recherche, rapports d'heures, activités et messages, export et disponible en plus de 35 langues
Redmine	Logiciel libre	Gestion multi-projets, gestion fine des droits utilisateurs définis par des rôles, gestion de groupes d'utilisateurs,rapports des erreurs, personnalisation avancées des demandes (champs, flux, droits personnalisables),notifications par courriel (mail),gestion de feuilles de route, GANTT, calendrier, saisie du temps passé,historique, support de plusieurs bases de données
TaskJuggler	Logiciel libre	Utilisation avec un mode "Édition" où l'utilisateur décrit les tâches, les ressources, les charges, la dépendance entre tâches, et un mode "Rapport" dans lequel l'utilisateur visualise les diagrammes de Gantt, les diagrammes des tâches et des ressources
ProjeLead	Logiciel libre	Paramétrage de la structure organisationnelle, création et suivi de projet, tâche, ressource, diagramme de Gantt, risques..., feuilles de temps (création, saisie et suivi), reporting projet, gestion de calendrier, multilingue (français, anglais natifs), multiplateformes et navigateurs, forums de discussion et gestion documentaire simple
Primavera	Logiciel libre	Planifier, gérer et exécuter globalement les projets, programmes et portefeuilles, gestion des portefeuilles de projets (PPM) dotée de fonctionnalités qui varient selon les rôles des utilisateurs pour répondre aux besoins, gestion des responsabilités et compétences de chaque membre de l’équipe, gestion des projets de toute taille et différents niveaux de complexité
Project Management Studio	Logiciel libre	Encodage des dates souhaitées de début et de fin des tâches, encodage des dates réelles de début et de fin des tâches, intégration des tâches, sprints, time boxes,impression automatique des "Post-It" à lier au tableau des tâches, visualisation du projet dans un diagramme de Gantt, gestion des ressources humaines liées au projet et le suivi des différents couts
Asta_Powerproject	Logiciel propritaire	Planifier, situer dans le temps, effectuer des liaisons, afficher les approvisionnements, contrats ou du choix des fournisseurs, identifier des risques, paratger de données, suivi et gestion des coûts, création d’un référentiel
Augeo5	Logiciel propritaire	Gestion des ressources, planification, gestion du portefeuille de projets. Augeo5 permet une gestion centralisée des données des projets, des ressources affectées aux différentes tâches et des processus de gestion liés au cycle de vie des projets, et ce depuis la création des demandes de projet jusqu’à l’analyse.
Genius Project	Logiciel propritaire	Gestion de portefeuilles, planification de projets avec Microsoft Project ou Genius Planner (diagramme de Gantt de Genius Inside en Java),planification et pilotage des projets, coûts et budgets, gestion documentaire, gestion des ressources, disponibilités et compétences
Open Workbench	Logiciel libre	Planification et suivi de tâches (regroupables en activités et phases) avec association de dépendances, de ressources, de charges consommées et restant à faire
Sciforma	Logiciel propritaire	Assemblage de manière intégrée de la gestion de portefeuilles, de projets, de ressources et de documents dans une unique interface et est entièrement personnalisable par les utilisateurs et/ou par un administrateur
VisualProjet	Logiciel propritaire	Exploite un système de gestion de base de données en mode client/serveur qui autorise, en configuration réseau local ou distant, l'accès simultané de plusieurs utilisateurs sur plusieurs projets

Outils de gestion du temps

Calendrier partagé

Le Calendrier partagé est un outil informatique, qui se présente sous la forme d'un calendrier électronique mis en réseau dans une même entreprise. Il consiste principalement à rassembler les agendas de plusieurs personnes sur un seul et même agenda et ce en temps réel. Cet outil est efficace dans la réalisation d'un projet afin de coordonner les temps et les équipes.

Il permet :

• d’afficher la disponibilité de plusieurs personnes (rendez-vous, réunions, vacances, etc.)
• de faciliter l'organisation du projet
• de simplifier l’organisation d’évènements de groupe tels que réunions, séminaires, formations etc. en envoyant des convocations à chacun avec bouton de réponse immédiate
• de gagner du temps sur les échanges de mails, appels téléphoniques, recherche de dates, etc.
• d’avoir une vue d'ensemble des avancements du projet
• de planifier automatiquement les évènements récurrents
• de réserver une salle de réunion pour réunir les équipes projets

Le calendrier partagé est un outil très efficace s’il est correctement renseigné par tous. Il peut permettre un gain de productivité considérable ainsi qu’une économie et une gestion du temps de travail profitables à l’entreprise et à la réalisation d'un projet.

Début de l'exemple

Exemple

Voici quelques exemples de calendriers partagés.

• Logiciel Outlook
• IntraTools
• Teamsoft
• WorkgroupShare
• ShareCalendar
• OBM-GroupWare
• RendezVousFacile (spécialisé dans le secteur de la santé)
• Doodle : Permet de "voter" pour choisir une date de réunion
• Google Agenda for Business

Fin de l'exemple

Le système des pointeuses

Le système des pointeuses intervient aussi dans la gestion du temps avec :

• soit des pointeuses pour horaires fixes (dans ce cas les machines à pointer ne servent qu’à vérifier la ponctualité des employés),
• soit des pointeuses pour horaires variables (dans ce cas celles-ci proposent aux employés différents choix permettant de les guider dans la maîtrise de leurs horaires sur leur lieu de travail).

Ce dispositf va permettre une analyse du temps passé sur un projet et des effectifs nécessaires au projet (soit manque de personnel soit trop de personnel affecté au projet).

L’organisation peut, par ce biais, piloter ses ressources humaines sur le projet et veiller à ce que le temps de travail soit quantitativement effectué par chaque salarié tout en restant maitresse des plages horaires fixes et variables.

Dans certains cas, les pointeuses (ou "badgeuses") servent aussi à afficher des messages concernant le projet et à rappeler aux employés les règles de sécurité, d’hygiène, de qualité, etc (procédures). Ceci grâce soit à un écran affichant les informations en boucle, soit à un signal sonore particulier et reconnaissable par tous.

Mind Mapping

Toutes les techniques d'optimisation et d'organisation du temps personnel passent par des listes écrites de tâches à effectuer pour mener à bien un projet stratégique.

Le mind mapping enrichit cette utilisation de listes en liant graphiquement les idées et tâches entre elles, à travers un outil performant permettant au cerveau de comprendre directement les liens entre les différentes actions à entreprendre : la carte heuristique.

De nombreux logiciels ont remplacé avantageusement les cartes ébauchées sur feuille de papier par des cartes informatiques gérant dynamiquement et graphiquement les liaisons entre les tâches.

Début de l'exemple

Exemple

• Freemind
• Mymap
• The Brain

...

Fin de l'exemple

Ces outils sont utiles pour la mise en place d'un projet en liant les différentes tâches à réaliser tout en les modifiant si nécessaire.

Outils de gestion de faisabilité

L'Étude de faisabilité dans la gestion de projets est une étude qui permet de vérifier si le projet est techniquement faisable et économiquement viable.

SMART

• Spécifique : le projet doit être Spécifique et ne pas dépendre d'éléments dont il n'a pas la maîtrise.
• Mesurable : le projet doit être Mesurable, les indicateurs chiffrés doivent être fiables et reconnus comme tels.
• Atteignable : le projet doit être réalisable et Accepté par les acteurs du projet.
• Réaliste ou Réalisable : il doit être Réalisable et en cas de changement il doit être réajusté.
• Temporellement défini : le projet doit être inscrit dans le Temps, avec une date de fin et éventuellement des délais intermédiaires.

QCDA

• Qualité : le projet doit respecter les normes de qualité et de performances prédéfinies.
• Coût : le projet doit être réalisé pour un coût le plus bas possible.
• Délai : le délai de livraison doit être le plus court possible.
• Attention portée au client : satisfaire le client.

Le coût est une préoccupation traditionnelle de la gestion de projet, car par sa limitation, il est possible d'assurer des stratégies moins coûteuse ou plus simplement améliorer la rentabilité de l'entreprise.

La qualité assure la fidélité des clients et l'image de marque de l'entreprise.

Ce qui est particulièrement spécifique au projet est la variable de temps (délai) qui représente une contrainte inhérente aux projets.

Outils de gestion financière

L'étude financière d'un projet permet d'analyser les variations financières entre le réel et le prévisionnel et de constater un gain ou un perte sur les gains investis pour le projet.

Budget

L'outil « budget » est utilisé par les membres du projet pour servir de point d'appui aux tâches de prévision, de pilotage ou de contrôle.

• Prévisions : au moment de son établissement,un budget prend de la valeur seulement si les prévisions affichées sont conformes à la réalité qu’elles sont censées décrire.
• Pilotage : le pilotage d'un budget se fait par l'analyse des écarts (écarts-volumes ou écarts-prix) qui fournit des indicateurs précieux sur l’existence d'une variation plus ou moins importante entre le prévisionnel et la réalité. Ces écarts sont mesurés et localisés. Le membre de l'équipe qui gère le budget doit être en mesure de décider, selon l'ampleur des variations, la meilleure amélioration qu’il peut faire pour la suite du projet.
• Contrôle : il convient à l'équipe projet de contrôler les volumes et valorisations prévues selon le calendrier prévu et d'effectuer en temps utile des mesures correctrices.

ROI (retour sur investissement)

Le retour sur investissement correspond au ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu par rapport à la somme initialement investie dans le projet.

Il sert donc à constater le rendement d'un projet passé ou en cours, ou à estimer le rendement que donnera un projet futur.

Outils de gestion d'équipe

Conduite de réunions

Les réunions sont des outils permettant de parvenir à diffuser un message (stratégies, décisions,objectifs, etc.) ou encore pour trouver des réponses à des problèmes.

Pour conduire une réunion, la méthode TOP peut être utilisée :

• T : définir clairement le Thème de la réunion
• O : définir les Objectifs à atteindre à l’issue de la réunion (solutions problématiques, résultats, etc.)
• P : définir avec le Plan grâce à l’ordre du jour qui informe sur les points à aborder pour atteindre les objectifs fixés

Il existe 4 types de réunions :

• Réunion d'information descendante

L'organisateur connait plus d'informations que le groupe. Il est important que le groupe puisse poser des questions pour éclaircir ou approfondir certains points du projet.

• Réunion d'information ascendante

L'équipe-projet est censée détenir des informations que l'organisateur ne connaît pas ou souhaite compléter ou valider à propos du projet.

• Réunion de résolution de problème

Il s'agit de résoudre une problématique, de donner un avis ou de prendre une décision concernant le projet.

• Réunion de discussion

Le but est de permettre aux équipes de discuter, d'échanger sur le projet.

D'autres méthodes, en plus de la méthode TOP, permettent d'encadrer l'équipe projet :

• Dans la réflexion : QQOQCCP, Diagramme Cause-effet, approche 5M, etc.
• Dans la formalisation des plans d’actions concrets : qui, quoi, quand, comment, etc.
• Dans le développement des idées : remue-méninges

Outils de travail en équipe

L’objectif principal d’une mobilisation d’outils de travail en équipe est d’amener tous les membres à communiquer, échanger, planifier, créer et coordonner leurs compétences pour améliorer le fonctionnement de leur groupe de travail. Pour ce faire, il existe différents types d’outils de travail d'équipe : les outils de communication, les outils de partage d’applications et de ressources, les outils d’information et de gestion des connaissances et les outils de coordination.

• Les outils de communication :

Ils sont considérés comme des outils de "première nécessité" car, sans eux, il est impossible de collaborer. Leur rôle est avant tout de permettre aux membres de l'équipe d’échanger des informations sur leurs actions.

• Les outils de partage d’applications et de ressources :

Ils permettent à plusieurs membres d’une équipe de travailler ensemble sur une même plateforme dans le cadre d’un projet commun. Ce sont ici les outils de collaboration par excellence offrant la possibilité à des utilisateurs de travailler en même temps sur le projet.

• Outils d’information et de gestion des connaissances :

Ces outils de partage de contenus et d'accès au savoir (Knowledge Management) rendent plus facilement l’accès aux informations. Dans le cadre d’un projet, ces outils permettent à un groupe de gérer le cycle de publication du contenu des documents produits et partagés du projet par le groupe. Cela facilite la création, la validation, l’organisation et la distribution d'informations et de gestion des connaissances.

• Outils de coordination :

Ce sont des outils de suivi et de pilotage de projet qui permettent de synchroniser, de contrôler et d’accélérer les interactions entre les membres de l'équipe projet et les personnes chargées de la validation du projet. Ils peuvent ainsi aider un groupe projet à tenir les objectifs fixés tout en répondant aux contraintes de délais, de coûts et de qualité.