Gestion des documents d'entreprise/Définition et enjeux
La gestion des documents d'entreprise
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La gestion de documents d'entreprise représente l'organisation et le contrôle de tous les documents et des données dont une entreprise a besoin pour exercer son activité.
Un document peut soit être un document papier soit un document numérique. Il peut concerner plusieurs acteurs de l'entreprise :
- les salariés
- les fournisseurs
- les clients
- les autres parties prenantes de l'entreprise
Le cycle de vie d'un document comporte plusieurs phases :
- création ou réception
- utilisation
- archivage
- destruction
Enjeux de la gestion de documents
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Pourquoi la gestion de documents est-elle nécessaire pour une entreprise ?
Une entreprise doit gérer ses documents de façon efficace. En effet, une mauvaise gestion des documents peut conduire l'entreprise à perdre des informations importantes et, dans le pire des cas, provoquer la faillite de l'entreprise.
Il est donc indispensable d’avoir une gestion des documents organisée afin que l'entreprise puisse accéder à ses documents facilement et rapidement.
Comment une gestion efficace des documents peut-elle aider une entreprise à améliorer sa performance ?
Pour que la gestion des documents d'entreprise améliore la performance, il faut que celle-ci soit intégrée dans la stratégie de l'entreprise.
Elle peut, par exemple, mettre en place un système de classement et d'archivage par thème, par date et par ordre d'importance. Beaucoup d'entreprises utilisent des armoires de classement et chaque armoire peut faire référence à un thème.
Une bonne méthode de classement permet donc au personnel de l'entreprise de retrouver un document beaucoup plus rapidement et plus facilement.
Le classement de documents permet également d'optimiser l'espace de travail en évitant l'accumulation de documents et de sécuriser l'entreprise (éviter la disparition et le vol de documents importants).
Cela permet donc aux parties prenantes de l'entreprise de ne pas perdre temps, d’être plus productives et donc d'améliorer la performance de l'entreprise.
La destruction de documents est aussi une notion importante dans la gestion de documents.
En effet, l'entreprise peut s'équiper d'un destructeur de documents pour protéger contre l'espionnage économique et l'usurpation d'identité.
Pour se protéger davantage et éviter tout vol ou disparition de documents, beaucoup d'entreprises utilisent un système de gestion électronique documentaire (la GED).
La GED : Gestion électronique documentaire
modifierLes différentes étapes de la GED
modifierLa GED, gestion électronique documentaire, est un système informatisé de gestion des documents.
La GED comporte plusieurs étapes :
- L'acquisition des documents
- le classement
- le stockage
- la diffusion des documents.
Toutes ces étapes sont informatisées au sein de l'entreprise.
Etape 1 : Acquisition des documents
modifierLa première étape consiste à numériser tous les documents de l'entreprise. Pour cela, l'entreprise peut utiliser un logiciel informatique ou soit mettre en place un réseau informatique grâce un serveur d'entreprise afin de répertorier les documents numériques.
Dans certaines entreprises, et notamment dans les grandes entreprises les documents disponibles sur le réseau informatique de l'entreprise ne sont pas accessibles par tous. En effet, les documents confidentiels ou sensibles nécessitent des droits d'accès. Pour pouvoir obtenir l'autorisation, beaucoup d'entreprises ont mis en place un workflow, c'est-à-dire, une chaîne de validation. L'utilisateur va émettre une demande d'accès via le workflow. Toutes les responsables du workflow doivent valider sa demande pour qu’il puisse avoir accès aux documents.
Etape 2 : Classement des documents
modifierLa deuxième étape représente le classement de documents. L’entreprise va classer ses documents en fonction de leurs descriptions et de leurs contenus. Le classement peut se faire de différentes façons, par :
- type de documents
- auteur
- intitulé
- source
- date
- mots-clés
- etc.
Les entreprises peuvent également classer leurs documents en fonction de leurs propres critères. Par exemple, le classement des documents dans une grande entreprise se fait en fonction de ses activités. Sur le réseau informatique de l'entreprise, on peut trouver différentes catégories, qui représentent les fonctions support de l'entreprise, comme :
- Pilotage Achat
- Pilotage Financier
- Pilotage industriel
- Etc.
Etape 3 : Stockage des documents
modifierLa troisième étape consiste à stocker les documents. Le stockage des documents d'entreprise est très important. Beaucoup d'entreprises ont fait le choix d’avoir différents espaces de stockage afin de sauvegarder leurs documents. Par exemple, les grandes entreprises disposent de serveurs complémentaires pour sauvegarder les documents stockés sur le réseau informatique de l'entreprise.
Beaucoup d'entreprises ont également des systèmes d'archivage. Elles vont décider d'un délai de conservation des documents sur le réseau informatique. Une fois que ce délai est passé, les documents seront archivés automatiquement sur un autre serveur informatique. Cela permet de sécuriser les données de l'entreprise, de faciliter les recherches et de gagner de la place sur le réseau informatique.
Le stockage et l'archivage est un élément important dans la GED, nous avons donc décidé d'approfondir ce sujet dans le chapitre 3.
Etape 4 : Diffusion des documents
modifierLa quatrième étape de la gestion électronique documentaire représente la diffusion de documents. Celle-ci s'effectue par e-mail, via l’Intranet (réseau informatique interne de l'entreprise) ou via Internet. De nombreuses entreprises s'échangent les documents par e-mail, mais de plus en plus d'entreprises mettent à disposition des informations et certains documents sur l'Intranet et sur Internet. Certaines utilisent mêmes un Sharepoint, c'est-à-dire un site web créé par l'entreprise et qui est accessible qu'en interne. Ce Sharepoint nécessite des droits d'accès, certains utilisateurs de l'entreprise n'y ont pas accès contrairement à l'Intranet. Par exemple, le sharepoint permet de partager des documents et des informations entre filiales ou entre deux sociétés d'un groupe qui travaillent ensemble sans que les autres sociétés du groupe puisse accéder à leurs documents.
Les avantages de la GED
modifierLa mise en place d'une GED au sein d'une entreprise permet :
- Une baisse des coûts de papier. En scannant les documents importants au lieu de les imprimer cela est un gain pour l'entreprise.
- Un gain de temps permanent pour la recherche et la classification des documents. La GED permet aux salariés de trouver plus rapidement leurs documents grâce à un moteur de recherche.
- Une optimisation de l'espace dans l'entreprise
- Une communication et une transmission des documents plus rapide.
Un des bénéfices les plus importants est le gain de temps !
Mettre en place un système de gestion électronique documentaire permet donc d'améliorer la productivité de l'entreprise. La gestion électronique documentaire est un réel outil stratégique pour une entreprise.
