Gestion des documents d'entreprise/Les logiciels de GED

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Les logiciels de GED

La gestion électronique documentaire représente un véritable outil stratégique pour les entreprises.

Les solutions de gestion électronique documentaire ont été longtemps réservées aux grandes entreprises car celles-ci étaient complexes à mettre en œuvre.

Plusieurs entreprises se sont donc lancées sur le marché de la GED en proposant des logiciels de gestion des documents aux autres entreprises.On retrouve différents logiciels comme Gegid et Zensolutions, qui sont utilisés au sein des petites et moyennes entreprises.

La plupart des grandes entreprises ont mis en place un ERP au sein de leur entreprise permettant de regrouper toutes les fonctions de l'entreprise (comptabilité, processus achat, paie, etc.). Certains ERP proposent des solutions de GED intégrées mais beaucoup de grandes entreprises utilisent leur propre système d'information pour gérér leurs documents.

Nous allons donc dans ce chapitre, présenter les deux logiciels énoncés précédemment : Cegid et Zensolutions utilisés par les PME.

Cegid : une solution pour les PME

Présentation de Cegid

Cegid est un acteur de la transformation numérique des entreprises. Il est le premier éditeur français de logiciels de gestion avec un chiffre d'affaires de 307,7 Millions d'€ en 2016.

Le Groupe répond aux besoins de gestion des entreprises et organisations de toutes tailles dans les domaines de la gestion financière et fiscale, des ressources humaines et des solutions « métiers ».

L'offre de Cegid en matière de gestion électronique documentaire permet d'enrichir et d'améliorer le système d'information des TPE et PME

Des solutions pour les PME

Parmi les PME qui souhaitent mettre en place un système de gestion électronique de documents, on retrouve notamment :

• Les petites structures industrielles et commerciales : pour trouver facilement et rapidement plusieurs documents (contrats, devis, bons de commande, fiches techniques, etc.)
• Les cabinets d'experts : pour manipuler et archiver de nombreuses données documentaires,
• Les petites et moyennes entreprises industrielles et société de services : pour gérer une importante documentation technique,
• Les collectivités locales de petite taille : pour échanger de la documentation et des informations entre leurs services et leurs élus.

Pour répondre à ces besoins, Cegid propose des solutions faciles à mettre en place :

• moteur d'indexation et de recherche
• gestion de contenu web
• coffre-fort électronique
• gestion des droits d'accès
• gestion de l'archivage
• ...

De plus, le logiciel de gestion électronique de documents proposé par Cegid intègre d'autres fonctionnalités, comme :

• des modèles de workflows
• des exemples de documents prêts à l'emploi

Le logiciel Cegid proposé aux PME est facile à installer et à utiliser. Le paramétrage est simple et le logiciel présente de nombreux outils d'aide pour l'utilisateur. Cegid permet donc aux PME d'améliorer la gestion de leurs documents et d'améliorer leur productivité.

Zensolutions

Entropics est une maison d'édition de logiciels fondée en 2009. Cette maison d'édition est l'éditeur de Zensolutions. Le respect de l'environnement est une valeur importante pour Entropics, c’est pourquoi ils ont décidé de développer un logiciel de gestion électronique de documents afin de diminuer les déchets de consommables (papier, stylos, cartouches, etc.)

L'offre de zensolutions

Le logiciel Zensolutions contient plusieurs fonctionnalités :

• base documentaire multimédia
• gestion des différentes versions des documents
• archivage des mails.
• reconnaissance automatique de la nature des documents

La base documentaire contient l'intégralité des documents de l'entreprise ainsi que les paramétrages documentaires souhaités par l'entreprise (classement par thème ou/et par date ou/et par mots clés...).
L’entreprise peut donc chercher ses documents beaucoup plus rapidement grâce à un moteur de recherche ou par consultation de dossiers.
La gestion des versions permet la mise en place et le suivi des différentes versions des documents. Lorsqu'un document est modifié, sa version antérieure est automatiquement archivée. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de consulter les versions antérieures, cela peut être très utile en cas de suppression accidentelle de documents.
L'archivage des mails permet aux utilisateurs d'exporter leurs mails depuis Outlook vers la base Zen. Les mails et les pièces jointes sont stockés dans la base Zen du logiciel au format EML, cela permet de garantir la pérennité de leur archivage.
La mise en place d'un mécanisme de reconnaissance automatique de la nature des documents est un facteur important. Elle permet d'améliorer les processus de traitement des documents entrants dans le logiciel. La nature des documents numérisés est automatiquement reconnue. Le logiciel est donc capable de déterminer si le document est une facture ou un devis par exemple.

Windex GED

Multimédia SOLUTIONS est un éditeur de logiciels de gestion documentaire depuis 1999. Depuis cette date, l'entreprise développe des solutions informatiques pour faciliter la diffusion et l'exploitation de documents : logiciels de GED, extraction de données dans les PDF, OCR texte, OCR Code barre.

L'offre de Multimédia SOLUTIONS

Le logiciel Windex GED :

• indexation plein-texte des documents
• moteur de recherche en langage naturel
• signature électronique
• archivage
• Workflows et gestion du circuit de validation des documents
• fusion de documents PDF
• rattacher des fichier à un document
• téléchargement par lot
• accès sécurisé aux dossiers contenant les documents

Le logiciel BotServer :

• OCR plein-texte des documents
• OCR de code barre
• fusion automatique de PDF
• extraction de données dans les PDF texte
• extraction de pages blanches
• renommage automatique des fichiers
• découpe de documents

La GED permet d'accéder rapidement et simplement à l'information avec fiabilité

Grâce aux logiciels de GED, les entreprises peuvent donc améliorer leur productivité, contrôler et maîtriser la diffusion de leurs documents en toute sérénité.