Gestion des documents d'entreprise/Le stockage et l'archivage

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Le serveur d’une entreprise n’étant pas extensible de façon illimité il faut trouver d’autres moyens de stockage pour une entreprise, nous allons voir quelles sont les différents moyens de stockage et d’archivage au sein de l’entreprise.

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Pour choisir un moyen de stockage dans une entreprise il faut tout d’abord connaitre la durée pendant laquelle on souhaite conserver ces données. Le stockage et l’archivage informatique de documents permet d’améliorer le partage de ces documents au sein de l’entreprise, et ce de façon sécurisé. La gestion informatique des documents en entreprise permet de classer les documents de façon simplifié et logique. Les logiciels de stockage et d’archivage de documents sont flexibles et s’adaptent très bien au type de métier et donc aux besoins de chaque entreprise.

Par ailleurs, il faut également différencier la sauvegarde et l'archivage. En effet, une entreprise qui sauvegarde régulièrement les données dans les serveurs doit pouvoir les récupérer en cas de défaillance. Ce sont des procédures indispensable à la survie et bon fonctionnement de l'activité mais cela ne remplace pas une solution d'archivage.

Le stockage numérique des documents

Le stockage des documents est une dimension stratégique très importante pour l'entreprise. Le choix de la plateforme l'est donc tout autant, ce choix est principalement dicté par le besoin de stockage de l'entreprise, mais il peut l'être aussi par le souhait de partager les différents documents stocké.

Le disque dur, la clés USB ...

Ces moyens de stockage ne sont en aucun cas adéquats à une structure comme une entreprise; leur capacité de stockage est très limité, le partage des données est précaire et leur stabilité est plus qu'aléatoire.

Le serveur en interne

Baies Viaccess et serveur Compaq CityPlay Amiens

À l’heure actuel il est le moyen de stockage le plus présent en entreprise. Il permet le stockage et le partage des différents documents de l'entreprise. Comme nous l'avons expliqué plus haut ce moyen de stockage n’est pas extensible de façon illimité. En effet le serveur est une sorte de gros ordinateur qu’il faut stocker au sein de l'entreprise et plus il y a d'information a stocker plus le nombre de ces ordinateur augmente. Ce qui signifie qu’il faut de la place pour les installer , mais qu’il est également nécessaire d’avoir un service informatique compétent afin d'effectuer les opérations de maintenance.

Le Cloud

Le Cloud est un très bon outil de stockage et de partage de l'information au sein de l'entreprise, il est le moyen de stockage et de partage qui connait la plus forte progression, il répond à la plupart des problématique de l'entreprise. Se référer au chapitre suivant pour de plus amples informations

L'archivage numérique

Documents in the archive store (History Centre) at the Herbert

Dématérialisation

Ici on parle donc de dématérialisation de l’archivage, c’est-à-dire de transformer l’archivage papier en archivage numérique. Pour des raisons légales ou simplement de bon fonctionnement, chaque entreprise se doit de conserver certains documents pendant plusieurs années. En effet, tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps, sauf s'il contient des données personnelles). Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent. Voici quelques exemples :

Type de document	Durée de conservation	Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale	5 ans	art. L.110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur	2 ans	art. L.137-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)	10 ans à partir de la livraison ou de la prestation	art. L.134-2 du code de la consommation
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers	30 ans	art. 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)	5 ans	art. L.110-4 du code de commerce

Classement

Les documents archivés se doivent d’être gardés en sécurité, et facilement consultables. L’archivage papier comporte plusieurs inconvénients, tout d’abord il prend de la place afin de stocker tous les documents ce qui peut s’avérer coûteux pour les entreprises.

Ensuite le classement de ces documents nécessite un temps important d’autant plus que ce travail de classement n’est pas toujours effectué. De ce fait la recherche de documents archivés peut prendre un temps important si le classement n’a pas été bien effectué. Enfin la sécurité n’est pas optimale, en effet par exemple en cas d’incendie les documents archivés seraient entièrement détruit et il serait impossible de les reconstituer.

Projet d’archivage numérique

• La mise en place d'un projet d'archivage se décompose en trois phases :
  • Établissement d'une charte d'archivage
  • Choix du logiciel
  • Processus d'archivage sécurisé
• L’archivage numérique présente plusieurs avantages :
  • Optimisation la gestion de tout type de documents
  • Simplifier l’échange des documents au sein de l’entreprise
  • Réglementer les accès aux différents documents de l’entreprise
  • Capacité de stockage quasi illimité (libère l’espace auparavant occupé par les archives papier)
  • Protection des documents archivés (incendies, vieillissent du papier, classement aléatoire)
  • Gain de temps (plus besoin de consacrer du temps à archiver les documents)
• L’archivage numérique présente tout de même quelques inconvénients :
  • Coût de la mise en place : il faut faire appel à une entreprise pour mettre en place ce dispositif et cela peut s’avérer coûteux
  • Formation du personnel : comme pour un ERP il faut former le personnel à ce nouveau logiciel
  • Risque de piratage informatique : ce risque est tout de même très limité