Gestion professionnelle du temps/Outils de gestion du temps

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Les méthodes restent néanmoins parfois très théoriques. Cependant il existe aussi des outils pratiques pour apprendre et permettre à l'entreprise de mieux gérer son temps :

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Calendrier partagé

Qu’est-ce qu’un calendrier ou agenda partagé (shared calendar) ?

C’est un outil informatique, qui se présente sous forme de calendrier électronique mis en réseau dans une même entreprise. Il consiste principalement à rassembler les agendas de plusieurs personnes sur un seul et même agenda et ce, en temps réel. Il permet :

• d’afficher les activités de plusieurs personnes, (rendez-vous, réunions, vacances, etc.)
• de connaître les disponibilités de chacun et ainsi faciliter sa propre organisation
• de simplifier l’organisation d’évènements de groupe tels que réunions, séminaires, formations etc. en envoyant des convocations à chacun avec bouton de réponse immédiate.
• de gagner du temps sur les échanges de mails, appels téléphoniques, recherche de dates…
• pour un dirigeant, d’avoir une vision globale des activités des salariés de son entreprise.
• de planifier automatiquement les évènements récurrents
• de réserver une salle de réunion pour un évènement prévu au planning

Le calendrier partagé est un outil très efficace s’il est correctement renseigné par tous. Il peut permettre un gain de productivité considérable ainsi qu’une économie et une gestion du temps de travail profitables à l’entreprise. C’est un outil très simple et nul besoin de formation spécifique quant à son utilisation.

Exemples d'agenda partagés

Début de l'exemple

Exemple

Voici quelques exemples de calendriers partagés.

• Logiciel Outlook

Ce logiciel permet de fixer des rendez vous et des réunions avec un rappel s'affichant sur votre bureau. Pour plus d'explications, cliquez sur le lien suivant : Microsoft Outlook.

Attention, il existe plusieurs versions Outlook et ainsi que plusieurs systèmes d'exploitation de votre ordinateur.

• IntraTools
• Teamsoft
• WorkgroupShare
• ShareCalendar
• OBM-GroupWare
• RendezVousFacile (spécialisé dans le secteur de la santé)
• Doodle : Permet de "voter" pour choisir une date de réunion
• Google Agenda for Business

Fin de l'exemple

Le système des pointeuses

Il intervient aussi dans la gestion du temps avec soit des pointeuses pour horaires fixes (dans ce cas les machines à pointer ne servent qu’à vérifier la ponctualité des employés), soit des pointeuses pour horaires variables (dans ce cas celles-ci proposent aux employés différents choix permettant de les guider dans la maîtrise de leurs horaires sur leur lieu de travail). L’organisation peut, par ce biais, piloter ses ressources humaines et veiller à ce que le temps de travail soit quantitativement effectué par chaque salarié tout en restant maitresse des plages horaires fixes et variables.

Dans certaines entreprises, les pointeuses (ou "badgeuses") servent aussi à afficher des messages (communication interne), à rappeler aux employés les règles de sécurité, d’hygiène, de qualité, etc (procédures). Ceci grâce soit à un écran affichant les informations en boucle, soit à un signal sonore particulier et reconnaissable par tous.

Diagramme de Gantt

Principe

Le diagramme de Gantt est un standard en matière de présentation d’un planning. L’intérêt principal de cet outil réside dans sa simplicité d’élaboration, de présentation et de compréhension. Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet (et donc de temps) caractérisé par un tableau à 2 dimensions (on peut d'ailleurs rencontrer une pâle imitation manuelle du diagramme dans les tableurs). L'échelle des temps est représentée en abscisses et l'échelle des tâches en ordonnées. Ce diagramme modélise la planification et l’avancement des opérations qui sont bénéfiques à la réalisation d’un projet. De plus, il s’agit d’un moyen de communication entre les divers intervenants du même projet.

Un diagramme de Gantt représente en abscisse la durée de chaque tâche par une ligne ou une barre horizontale dont les extrémités déterminent les dates de début et de fin de réalisation. Alors que les colonnes représentent des jours, des semaines ou des mois calendaires. Les opérations peuvent s’enchaîner de manière séquencée et/ou de manière parallèle.

Pour avoir une vue globale sur l’avancement du projet et de ses tâches, on remplie au fur et à mesure de l’accomplissement de ces dernières, les barres qui leurs correspondent. En outre, lorsque l’on trace une ligne verticale à la date du jour, on observe que les tâches qui sont situées à gauche de cette ligne sont dites passées tandis qu’à droite se situent les tâches prévues. Si la ligne vient à traverser des tâches, c’est que ces dernières sont en cours de réalisation.

Exemple de diagramme de Gantt

Exemple du diagramme de Gantt

Diagramme de PERT

Principe

PERT signifie Program and Evaluation Review Technique, dont la traduction en français est « Technique d’élaboration et de contrôle des projets ».

Cet outil est synonyme de gestion de projets importants sur le long terme. Ce dernier permet de mettre en évidence le chemin critique des tâches et/ou des opérations qui définissent un projet afin de limiter la durée de réalisation de celui-ci.

Pour cela, on doit définir le projet en lui-même, les opérations qui le constituent, la durée de ces opérations et les liens qu’elles peuvent posséder entre elles.

Ensuite il faut dessiner le graphe de PERT et en déterminer le chemin critique.

Exemple d'un diagramme de PERT

Diagramme de PERT

Mind Mapping

Toutes les techniques d'optimisation et d'organisation du temps personnel passent par des listes écrites de tâches à effectuer. Le mind mapping enrichit cette utilisation de listes en liant graphiquement les idées et tâches entre elles, à travers un outil performant permettant au cerveau de comprendre directement les liens entre les différentes actions à entreprendre : la carte heuristique.

De nombreux logiciels ont remplacé avantageusement les cartes ébauchées sur feuille de papier par des cartes informatiques gérant dynamiquement et graphiquement les liaisons entre les tâches. Parmi lesquels :

• FreeMind
• Freeplane
• Mymap
• The Brain

Exemple d'un logiciel de Mind Mapping Freemind

Free Mind

Vidéo explicative

Dans cette vidéo, Vous verrez qu’il suffit d’avoir de bons outils et de suivre des étapes très simples pour gérer plus efficacement son temps. Elle date du 15 novembre 2011 :

• Lien vidéo : Outils de gestion du temps