Introduction aux documents avec WORD/Publipostage
Pourquoi le publipostage ? modifier
Le publipostage permet de réaliser des lettres destinées à différents récepteurs mais dont seul quelques données diffèrent selon les destinataires.
En effet et bien qu’il soit tout à fait possible de réaliser les lettres les unes après les autres, cette tâche devient vite fastidieuse lorsque le nombre de destinataires dépasse la dizaine. Elle devient d’autant plus frustrante lorsqu’il n’y a finalement que quelques variables à modifier d’une lettre à l’autre.
Si l’informatique est censée nous soulager de la rédaction manuscrite de lettres ou autres missives, il n’était donc pas concevable d’utiliser un outil générant autant de frustration et de perte de temps.
C’est pourquoi Microsoft Word a mis à notre disposition la fonction publipostage.
Principe du publipostage modifier
Initialement, un publipostage est une campagne de marketing direct qui consiste à envoyer une proposition commerciale par voie postale à un ensemble d'individus soigneusement ciblés.
Avec les outils Word et Excel de Microsoft, nous allons pouvoir créer une lettre type qui sera alimentée par une base de données réalisée sur tableur.
Word réalisera les différentes lettres en tenant compte des différentes caractéristiques de chacun des des destinataires.
Réalisation d'un publipostage modifier
Nous allons vous présenter ci-dessous les étapes nécessaires à la bonne réalisation d'un publipostage sous Word au travers d'un exemple.
La situation de cet exemple est la suivante : Nous sommes une société d'assurance et nous souhaitons effectuer des lettres de rappel à des clients n'ayant pas réglé leurs assurances auto de l'année.
La base de données modifier
Bien que cela puisse surprendre au premier abord, le publipostage sur Word nécessite comme tout autre publipostage de débuter par la réalisation d'une base de données sur tableur. Nous utiliserons ici Microsoft Excel 2007
Après avoir renseigné toutes les données, il faut enregistrer et fermer le tableur Excel.
Dans notre exemple, nous appellerons ce fichier Excel : Rappels.xlsx
La lettre type modifier
Créons désormais un fichier Word intitulé Lettre_type.docx et ouvrons-le.
Il faut rédiger le texte sans tenir compte des variables mais uniquement de ce qui sera commun à chaque destinataire.
Dans notre exemple, nous avons mis en avant les variables en les remplaçant par XXXX.
La fonction de publipostage modifier
Maintenant que nous avons d'une part la lettre type sur Word et d'autre part les données variables sur tableur Excel, il est nécessaire de créer le lien entre ces deux documents. Pour ceci, il faut logiquement se rendre sur l’onglet "Publipostage" ; onglet sur lequel toutes les prochaines étapes vont désormais se dérouler.
Activer le publipostage modifier
Pour activer le publipostage, procédez comme suivant :
Faire le lien avec le tableur Excel modifier
Après l'activation du publipostage, il faut relier le document Lettre_type.docx avec le tableur Rappels.xlsx
Pour ce faire, allez ici :
Une fenêtre de répertoire va alors s'ouvrir : Retrouvez puis ouvrez le fichier Rappels.xlsx
Les deux documents sont alors reliés et vous allez pouvoir identifier et paramétrer les variables.
Bloc d'adresse modifier
Cette fonctionnalité va vous permettre d'ajouter automatiquement l'adresse des destinataires.
Effectuez ceci :
Ligne de salutation modifier
Sur le même principe que pour le bloc d'adresse, Word permet d'automatiser la première ligne correspondant aux salutations du destinataire.
Identification et paramétrage des variables modifier
Maintenant que les premières fonctionnalités, automatiques, sont réalisées, il faut désormais identifier les différentes variables de la lettre.
Pour ce faire, nous allons remplacer nos "XXXX" par les attributs correspondants. Si le lien avec le fichier Rappels.xlsx a été correctement réalisé, nous devrions pouvoir sélectionner les titres des colonnes du fichier Excel.
Lorsque l'ensemble de la lettre est paramétrée, celle-ci doit normalement se présenter comme suivant :
Fusion et fin du publipostage modifier
Pour vérifier que l'ensemble des variables de la lettre ont été paramétrées avec le fichier Rappels.xlsx et avoir un aperçu du résultat final, il suffit tout simplement de cliquer sur "Aperçu des résultats" dans le bandeau Word.
Si celui-ci est conforme au résultat escompté, vous pouvez alors cliquer sur "Terminer & fusionner" : le logiciel va alors générer l'ensemble des lettres dans un même fichier Word.
Et voilà, vous avez terminé le publipostage de vos lettres !
Autres fonctionnalités du publipostage modifier
Certains l'auront sans doute remarqué, vous avez également la possibilité de créer des enveloppes et des étiquettes pour les destinataires de votre base de données (Rappels.xlsx).
