Introduction aux documents avec WORD/Publipostage

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Pourquoi le publipostage ?

Le publipostage permet de réaliser des lettres destinées à différents récepteurs mais dont seul quelques données diffèrent selon les destinataires.

En effet et bien qu’il soit tout à fait possible de réaliser les lettres les unes après les autres, cette tâche devient vite fastidieuse lorsque le nombre de destinataires dépasse la dizaine. Elle devient d’autant plus frustrante lorsqu’il n’y a finalement que quelques variables à modifier d’une lettre à l’autre.

Si l’informatique est censée nous soulager de la rédaction manuscrite de lettres ou autres missives, il n’était donc pas concevable d’utiliser un outil générant autant de frustration et de perte de temps.

C’est pourquoi Microsoft Word a mis à notre disposition la fonction publipostage.

Principe du publipostage

Initialement, un publipostage est une campagne de marketing direct qui consiste à envoyer une proposition commerciale par voie postale à un ensemble d'individus soigneusement ciblés.

Avec les outils Word et Excel de Microsoft, nous allons pouvoir créer une lettre type qui sera alimentée par une base de données réalisée sur tableur.

Word réalisera les différentes lettres en tenant compte des différentes caractéristiques de chacun des des destinataires.

Réalisation d'un publipostage

Nous allons vous présenter ci-dessous les étapes nécessaires à la bonne réalisation d'un publipostage sous Word au travers d'un exemple.

La situation de cet exemple est la suivante : Nous sommes une société d'assurance et nous souhaitons effectuer des lettres de rappel à des clients n'ayant pas réglé leurs assurances auto de l'année.

La base de données

Bien que cela puisse surprendre au premier abord, le publipostage sur Word nécessite comme tout autre publipostage de débuter par la réalisation d'une base de données sur tableur. Nous utiliserons ici Microsoft Excel 2007

Y sont renseignées toutes les variables par destinataire

Après avoir renseigné toutes les données, il faut enregistrer et fermer le tableur Excel.

Dans notre exemple, nous appellerons ce fichier Excel : Rappels.xlsx

La lettre type

Créons désormais un fichier Word intitulé Lettre_type.docx et ouvrons-le.

Il faut rédiger le texte sans tenir compte des variables mais uniquement de ce qui sera commun à chaque destinataire.

Dans notre exemple, nous avons mis en avant les variables en les remplaçant par XXXX.

Dans un premier temps, rédiger tout ce qui ne changera pas selon le destinataire

La fonction de publipostage

Maintenant que nous avons d'une part la lettre type sur Word et d'autre part les données variables sur tableur Excel, il est nécessaire de créer le lien entre ces deux documents. Pour ceci, il faut logiquement se rendre sur l’onglet "Publipostage" ; onglet sur lequel toutes les prochaines étapes vont désormais se dérouler.

Activer le publipostage

Pour activer le publipostage, procédez comme suivant :

Activation de la fonction du publipostage

Faire le lien avec le tableur Excel

Après l'activation du publipostage, il faut relier le document Lettre_type.docx avec le tableur Rappels.xlsx

Pour ce faire, allez ici :

Faire le lien avec le fichier Rappels.xlsx

Une fenêtre de répertoire va alors s'ouvrir : Retrouvez puis ouvrez le fichier Rappels.xlsx

Les deux documents sont alors reliés et vous allez pouvoir identifier et paramétrer les variables.

Bloc d'adresse

Cette fonctionnalité va vous permettre d'ajouter automatiquement l'adresse des destinataires.

Effectuez ceci :

Utiliser la fonction du bloc d'adresse automatique.

Ligne de salutation

Sur le même principe que pour le bloc d'adresse, Word permet d'automatiser la première ligne correspondant aux salutations du destinataire.

Utiliser la fonction de salutation automatique.

Identification et paramétrage des variables

Maintenant que les premières fonctionnalités, automatiques, sont réalisées, il faut désormais identifier les différentes variables de la lettre.

Pour ce faire, nous allons remplacer nos "XXXX" par les attributs correspondants. Si le lien avec le fichier Rappels.xlsx a été correctement réalisé, nous devrions pouvoir sélectionner les titres des colonnes du fichier Excel.

a compléter

Lorsque l'ensemble de la lettre est paramétrée, celle-ci doit normalement se présenter comme suivant :

La lettre, une fois que les variables sont identifiées

Fusion et fin du publipostage

Pour vérifier que l'ensemble des variables de la lettre ont été paramétrées avec le fichier Rappels.xlsx et avoir un aperçu du résultat final, il suffit tout simplement de cliquer sur "Aperçu des résultats" dans le bandeau Word.

Si celui-ci est conforme au résultat escompté, vous pouvez alors cliquer sur "Terminer & fusionner" : le logiciel va alors générer l'ensemble des lettres dans un même fichier Word.

Et voilà, vous avez terminé le publipostage de vos lettres !

Autres fonctionnalités du publipostage

Certains l'auront sans doute remarqué, vous avez également la possibilité de créer des enveloppes et des étiquettes pour les destinataires de votre base de données (Rappels.xlsx).