Pilotage du changement/Les outils du changement

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Des outils de diagnostic

Les outils ou livrables permettent et proposent un visuel permettant une analyse ou une synthèse. Des exemples peuvent en être trouvés sur les sites de différents cabinets de conseil ou d'audit. Leur appropriation est un facteur clé de la réussite des projets. Précieux auxiliaires de sélection des données utiles parmi toutes les données disponibles, Ils réduisent le champ de réflexion et ainsi débouchent sur davantage d'efficience. D'où l'importance de stimuler l'intégration des outils sélectionnés dans l'organisation.

Cartographie: positionnement ou répartition

Schémas de type radar

En forme de toile d'araignée ils présentent une situation selon un ensemble de critères grâce à:

• des axes multiples
• des unités variables sur chaque axe
• des graduations adaptables à chaque unité

En reliant les niveaux atteints sur chaque axe, une zone est définie. Il suffit de "superposer" plusieurs graphiques ayant des axes identiques pour comparer plusieurs ensembles de même type.

Entre une cible et un existant par exemple apparaissent correspondances ou écarts.

exemple d'application: trouver des personnes ressources possédant les compétences nécessaires à l'exécution d'une tâche.

Schémas de spatialisation

Ils présentent une vue plus ou moins réaliste d'un espace existant:

• symboles ou dessins simplifiés
• fléchage des relations entre les éléments
• indications textuelles descriptives ou explicatives concises et réduites à l'essentiel sur le thème choisi.

Ils permettent la compréhension ou la mise en place d'un système par visualisation. Dans ce second cas, ils présupposent souvent la formulation d'une stratégie et d'objectifs.

exemple d'application: mise en place d'un environnement, entre autres de type collaboratif.

Segmentation

Les schémas de segmentation se composent en général au minimum des éléments suivants:

• visualisation d'un ensemble
• partition
• légende.

Ils permettent d'examiner les composantes d'un ensemble. Le choix des catégories et la façon de les segmenter procèdent de choix:

• qui manifestent rarement une logique en rupture avec celle de l'organisation pré-existante
• qui se formalisent dans la légende.

L'exemple des graphiques par secteurs ou en anneau

exemple d'application:

représenter des niveaux d'études ou de séniorité dans un service.

évaluer le niveau de connaissances ou de compétences d'un ensemble de salariés par fonction, par service, par équipe, par métier.

Multiples autres formes

N'importe quelle forme de base peut être segmentée: rond, barre, forme aléatoire. Le choix de la forme dépend de l'adéquation avec l’ensemble examiné. Il s'effectue selon une logique de communication, voire de marketing (symboles d'une entreprise,d'un produit...).

Des outils de développement

Ils obéissent souvent à une hiérarchie ou à une organisation prédéfinie:

• nom de l’objet étudié
• plan
• listing des éléments selon le point de vue étudié
• caractéristiques des éléments.

Les fiches de synthèse

Elles permettent une communication efficiente: communication optimale d'un maximum d'éléments ciblés en un minimum de temps.

Les fiches de présentation

Elles diffusent une information potentiellement ou partiellement utile. Elles peuvent faire émerger une réflexion ou mener à une initiative.

exemple d'application:

présenter un modèle de projet développé (cabinet Effixio):

• environnement du projet
• livrables.

Les fiches outils

Elles aident dans l'action. Elles servent un objectif. Les informations sont présentées selon des points clés permettant de trouver des liens.

exemple d'application:

présenter des personnes référentes de façon à permettre des contacts ciblés et productifs. Elles donnent:

• les informations personnelles
• les informations amenant au contact de la façon la plus appropriée selon les choix de l'organisation: localisation, coordonnées téléphoniques, adresse pour le courrier électronique. Elles sont parfois complétées par les disponibilités.
• des exemples de réalisations témoignant de la mobilisation de compétences.
• listing de compétences: elles peuvent résumer ou compléter les réalisations, y compris par des compétences n'ayant pas été utiles jusque là.

Les schémas de planification

Les schémas à barres

Ils ont potentiellement des axes de développement multidimensionnels. Ils peuvent représenter des feuilles de route par impact ou des fiches de procédure.

• Sur un seul axe:

Le plan se déroule chronologiquement étape par étape, le plus souvent horizontalement. Chaque barre:

- représente une étape

- peut comporter des indications textuelles ou visuelles pour développer un ou plusieurs types de détail.

• Sur deux axes

Les étapes sont positionnées sur un axe chronologique. Pour chacune des étapes, un second axe permet de développer un type de détail selon le graphique (les forces mobilisées, les indicateurs à suivre, les résultats cibles, les coûts...).

exemple d'application:

présenter un plan d'actions.

Les étapes sont posées chronologiquement.

Leur développement peut suivre plusieurs plans tel que:

• plan organisationnel; présenté du point de vue fonctionnel, métier ou service
• plan des ressources; selon les aspects humain, financier, matériel.

Des outils de suivi

Ils intègrent une notion de temps. Souvent, ils présupposent une cible, matérialisée ou non. Il est conseillé de prédéfinir leur normes internes en réponse à des objectifs précis. Cela aboutit à une réutilisation sans modification. Ils intègrent souvent des données clés: bases, références, indicateurs... La plupart des outils de diagnostic, lorsqu’ils sont réactualisés, peuvent être recyclés en outils de suivi.

Les fiches de suivi des actions

Elles présentent :

• une cible
• un réalisé
• les écarts
• l'analyse des écarts
• les actions correctives

Les enquêtes électroniques

Réalisées à travers différents médias et supports de communication, elles listent des questions. La façon d'y répondre est étudiée pour garantir un niveau de qualité optimal. Le mode de diffusion et de retour dépend principalement de la cible. Le résultat de ces enquêtes peut se présenter sous des formes multiples (dont des schémas).

Les schémas

Qu'ils soient sous forme d'axes, à barres, à courbes, circulaires ou autres, la plupart des schémas peuvent montrer une réalisation, à condition de poser une valeur maximale et une valeur à évaluer. L'unité dépendra de l'élément étudié et les graduations de la valeur maximale retenue.

La visualisation sera optimale si les choix aboutissant au schéma sont appropriés. Le but du schéma est de rester clair et lisible donc exploitable par celui qui l'analyse. De plus, il est fréquemment utilisé en mode présentation. Il doit donc être rapidement compréhensible.

Les matrices

Le plus souvent elles comportent des axes permettant de positionner des éléments:

• un axe temporel
• un ou plusieurs axes représentant des catégories d'éléments (la valeur pour un budget, le volume pour des produits,...).

Les éléments eux-mêmes peuvent présenter des caractéristiques significatives:

• taille (la matrice peut dépendre d'un volume)
• forme (la matrice peut indiquer l'appartenance à un ensemble)
• couleur (la matrice peut représenter une situation, un état d'avancement à un instant t, un niveau d'urgence...)

exemples d'application:

• positionnement des enjeux ou des orientations stratégiques:
  • un axe budget
  • un axe urgence
  • des bulles présentant les champs d'action (partenariats industriels, insertion professionnelle...)
  • la taille des bulles en fonction du nombre d'actions prévues.
• trajectoire de la mise en œuvre du changement:
  • différents axes symbolisent les fonctions de l'entreprise
  • les bulles représentent des actions
  • leur positionnement est chronologique
  • leur taille indique le budget alloué
  • leur couleur traduit leur état d'avancement.