Progiciel de gestion intégré/Principes

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Progiciel

Un ERP est un outil informatique professionnel d'entreprise parfaitement modulaire, créé par un éditeur unique, maintenu par une société de service (interne ou externe) spécialisée.

Les progiciels de gestion intégrés minimisent les tâches administratives sans réelle valeur ajoutée et améliorent la communication entre les différents services notamment au niveau du partage de l’information.

Les progiciels de gestion intégrés induisent une orientation stratégique vers la réduction des coûts comme un vecteur essentiel de la croissance de l'entreprise.

Gestion

• Essentiellement Back Office
  • Comptabilité et Finance : l'ERP est capable de faire un rapprochement bancaire et de le rapprocher de la comptabilité générale afin de faciliter les règlements des fournisseurs. Le suivi des règlement client est lui aussi facilité.
  • Approvisionnement et Stock : le suivi des stock en temps réel devient possible
  • Logistique et Transport : le suivi des commandes est optimisé
  • Gestion commerciale
• Très rarement Front Office (originalité entreprise)
  • Portail client
  • Portail Internet
  • Portail Extranet

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des logiciels de gestion (paie, comptabilité, distribution, stock, production, vente, … ) sous forme de modules indépendants partageant une base de données unique et commune par soucis d'économie. Stocker des données est onéreux et l'ERP permet d'économiser sur ce poste.

L'ERP se démarque des applications sur mesure (existant avant les ERP) car ses données, ses codifications et ses règles sont désormais standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite l'ambiguïté des codifications multiples de même nature (ex : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC… L’harmonisation des processus permet au personnel formé d’être efficace sur l’ensemble des modules et surtout sur l’ensemble d'un parc d'entreprises utilisant des ERP identiques.

Intégré

Les principes d'intégration qui caractérisent un ERP sont :

• l'usage systématique de référentiels (règles, lois, processus, …)
• l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de WORKFLOW (qui n’est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie
• le stockage systématique des informations dans une base de données unique
• le lien vers des outils de collecticiel, lien qui permet le partage des ressources et des documents de l'entreprise
• la gestion des relations d’approbation, gestion qui permet le contrôle hiérarchique des tâches informatisées

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Les logiciels

L'ancêtre MRP (Manufacturing Resource Planning)

Le MRP est un système de gestion prévisionnelle de la production permettant de coordonner les achats de matières premières et de composants, les capacités en ressources matérielles et humaines ainsi que le plan directeur de production. Il permet, à partir des productions et services primaires et intermédiaires, de gérer les constituants et les capacités nécessaires à la fabrication d’un produit fini.

La méthode MRP, quant à elle, s’appuie sur les prévisions de demande pour organiser la production en intégrant les dépendances existant entre les différents composants entrant dans la fabrication. Elle est constituée d’un grand nombre de fonctions toutes liées entre elles : plan stratégique, plan industriel et commercial, programme directeur de production, calcul des besoins, planification des besoins en capacité et suivi de l’exécution des plans.

Le système et la méthode MRP (Manufacturing Resource Planning), en devant logiciel informatique, ont été englobés sous l'appellation ERP (Enterprise Resource Planning

Logiciels ERP

Caractéristiques

• Logiciel unique
• Modules interfacés par données
• Responsabilités coordonnées
• Accès à l’information facile
• Moins de flux papiers
• Automates de validation
• Moteur de WORKFLOW
• Saisies uniques de données

Impacts organisationnels

Le cœur des fonctionnalités est constitué d’applications standards ou modules : gestion comptable et financière, contrôle de gestion, gestion de la production, achats et stocks, management de la qualité, maintenance, administration des ventes, gestion du personnel et gestion de projets.

Chaque module, correspond à une fonction de l'entreprise et doit impliquer à l’issue de son implémentation une meilleure maîtrise du processus de production.

Ces modules sont cependant fréquemment complétés par des modules transversaux plus spécifiques comme ceux de supply chain management ou de customer relationship management, et par des modules métiers : aérospatiale et défense, assurance, banque, chimie, pharmaceutique, télécoms, etc.

Logiciels Non ERP

Caractéristiques

• Logiciels différents et indépendants
• Modules interfacés par programmes
• Responsabilités non coordonnées
• Accès à l’information difficile
• Beaucoup de flux papiers
• Circuits humains de validation
• Saisies multiples de données

Impacts organisationnels

Les applications classiques « d’entreprise » permettent de stocker, restituer, modifier les données des différents services opérationnels de l’entreprise (production, marketing, facturation comptabilité, etc.).

Ces différents services possèdent chacun une ou plusieurs applications propres, et les données y sont rarement structurées ou codifiées de la même manière que dans les autres services.

Chaque service dispose le plus souvent de ses propres tableaux de bord et il est rare que les indicateurs (par exemple : le chiffre d'affaires sur un segment de clientèle donné) soient mesurés partout de la même manière, selon les mêmes règles et sur le même périmètre.