Rédaction collective de documents/Définition et caractéristiques

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Définition et enjeux

Définition

Il convient de définir le terme « collecticiel » qui est l’adaptation francophone du mot anglo-saxon « groupware » dont la traduction pourrait être « logiciel de travail collaboratif »

Nous proposons donc deux définitions :

- Un collecticiel est l’ensemble des technologies et des méthodes de travail associées qui, par l’intermédiaire de la communication électronique, permettent le partage de l’information sur un support numérique à un groupe engagé dans un travail collaboratif et/ou coopération.

- Un collecticiel c’est aussi l’ensemble des processus et procédures d’un groupe de travail devant atteindre un objectif particulier plus les logiciels conçus pour faciliter ce travail.

Pourquoi ?

Les raisons ayant poussé à créer les rédactions de document collectif sont multiples :

• La communication par courriel seul devient vite ingérable
• Des fichiers partagés très nombreux deviennent vite trop complexes à gérer
• Les forums représentent un progrès, mais l’accès à l’information y est insuffisamment structuré
• Il est indispensable de disposer d’un mécanisme :
  • De partage un calendrier
  • D’organiser de façon automatique des réunions par consultation automatique des plages libres de chacun
  • De partages des listes de tâches à accomplir, avec possibilité de les déléguer et assorties de dates-butoir.

La rédaction de document collectif à pour vocation de créer un environnement de communication, d’échanges et de coordination au sein d’un groupe d’individus. Il existe de nombreuses applications répondant à cette définition de collecticiel, chacune d’entre elles proposant des fonctionnalités complémentaires aux principales à savoir :

• Gestion des tâches et des projets
• Agenda et planning partagés
• Messagerie
• Newsgroups et listes de diffusion
• Travail collaboratif

Au sein des organisations et entreprises

Dans le développement des outils de co-élaboration des savoirs au sein des organisations et des entreprises, une nouvelle modalité de travail est apparue progressivement. C'est la co-élaboration écrite de projet au sein d'unité, d'un secteur ou d'une organisation. Cette fonction de co-élaboration des savoirs collectifs nécessite l'apprentissage de nouvelles compétences et l'usage de nouveaux instruments. Le wiki est la forme de dispositif qui fait le plus appel à cette dimension de l'écriture collective, même si elle n’est pas la seule à être utilisée. Cette pratique de co-élaboration des savoirs par l'écriture collective est un des enjeux majeurs de l'apprentissage de ces nouvelles formes de travail en commun. Cette co-élaboration de sens commun passe par la construction progressive de connaissance sous forme écrite et leur diffusion à un groupe plus ou moins élargi de lecteur. Ainsi, l'organisation enrichie sa base de connaissance globale, ainsi que les compétences dont elle dispose car les agents y participant bénéficient d'un effet d'apprentissage engrangée par le processus de co-élaboration de documents. Il est donc aisé de saisir les enjeux de ce type de collaboration et d’apprentissage collectif pour la gestion des connaissances, et pour l'optimisation des coûts d'un projet pour les organisation. En effet, les entreprises orientées par projet ont ainsi la capacité de réunir des personnes ne se situant pas dans la même zone géographique au même moment pour un travail commun. Ce processus permet de gagner un temps considérable au ressources humaines affectées au projet, ainsi que diminuer les coûts (de voyage ou de transport par exemple) des agents.

Cette démarche d'écriture co-élaborative ou collaborative nécessite de prendre en compte différentes dimensions de la rédaction publique. Tel que le contexte de réalisation, le destinataire de l'écrit, ainsi que l'influence souvent transparente du concepteur du logiciel mobilisé. Une dimension difficile à cerner et pourtant cruciale est l'influence des contextes, des textes qui ont précédé ou qui servent d'exemple dans le groupe ou l'organisation où a lieu cette rédaction.

Les caractéristiques

De la coopération à la collaboration

Réunir des individus autour de la résolution d’un probléme, d’une tâche complexe dont la finalité ne pourrait être atteinte par un seul acteur n’est pas nouveau. C’est en effet ici la base même de la constitution des organisations où tout travail collectif est fondé sur le partage d’intérêts communs. Les démarches d’organisation du travail que l’on qualifie de travail collectif se situent dans un continuum allant de la coopération à la collaboration. Pour les différencier, il est donc important de bien saisir les nuances relatives à la responsabilité individuelle engagée ou non des acteurs, aux moyens utilisés pour atteindre le but et effectuer la tâche, et de bien différencier le niveau d’interdépendance existant entre les individus.

Le travail coopératif

Le travail coopératif peut être défini comme une organisation collective du travail dans laquelle la tâche à satisfaire est fragmentée en sous-tâches. Chacune de ces sous-tâches est ensuite affectée à un acteur, soit selon une distribution parfaitement horizontale dans laquelle tâches et acteurs sont équivalents, soit selon une logique d’attribution en fonction des compétences particulières de chacun (Cerisier, « environnements d’apprentissages collectifs en réseaux » 1999). Autrement dit, il s’agit d’une division rationalisée (négociée) d’une tâche en actions qui seront réparties (attribuées) entre acteurs agissant de façon autonome. De ce fait, le travail coopératif est un travail de groupe hiérarchiquement organisé et planifié impliquant des délais et un partage des tâches selon une coordination précise. Chaque intervenant sait ainsi ce qu’il doit faire au début et communique, échange ou partage des éléments uniquement pour arriver à son objectif individuel. À la fin, le travail de chacun est réuni pour créer un objet unique de travail. En d’autres termes, c’est la succession progressive et coordonnée des actions de chacun qui permet de remplir l'objectif fixé. De cette manière, la responsabilité de chacun est ainsi engagée sur la seule réalisation des tâches qui leur sont propres.

Le travail collaboratif

La distinction entre le travail coopératif et le travail collaboratif peut s’effectuer en différenciant les relations existantes entre les membres du groupe (obligation ou liberté), la responsabilité engagée ou non de chacun par rapport aux actions (responsabilité déléguée au coordinateur ou constamment partagée), la capacité de chacun à influer sur la définition et la succession des actions permettant d’atteindre l’objectif assigné au groupe. Le travail collaboratif ne relève pas d’une répartition a priori des rôles. La collaboration s’entend en fait par une situation de travail collectif où tâches et buts sont communs. Chacun des membres du groupe travaille ainsi sur les mémes points. Il va en effet plutôt s’agir ici de fusionner les contributions individuelles dans l’action. La responsabilité est donc ici collective et incombe au groupe en tant que totalité. Ce mode de travail collectif engage par conséquent une communication régulière entre les membres du groupe et une connaissance précise de la progression de l’action collective. Les interactions interpersonnelles sont donc permanentes afin d’assurer une cohérence globale, condition nécessaire de l’efficience de l’action et donc de l’atteinte de l’objectif fixé.

La collaboration dans le cadre d’un travail collectif est donc une modalité d’action qui va au delà de l’action individuelle en s’inscrivant explicitement dans une dynamique d’action collective. On dit en effet qu’il y a collaboration quand un groupe organisé d'acteurs oriente et négocie ses interactions collectives vers une finalité dont chacun sait qu'elle ne pourrait être atteinte par un seul acteur. Les apports individuels n’ont donc de sens que par leur intégration, leur fusion à tous les autres et non par leur seule juxtaposition. Autrement dit, il s’agit pour chaque acteur d’un projet d’alimenter ses contributions individuelles par celles des autres. Le travail collaboratif implique de ce fait un engagement mutuel des individus dans un effort coordonné pour effectuer une même tâche, résoudre ensemble un même problème. Le travail collaboratif nécessite ainsi des membres d’une équipe une plus forte interactivité et requiert plus de motivation et de confiance interpersonnelle. Le facteur humain (confiance, motivation, solidarité, respect, etc.) devenant central dans ce mode de travail collectif, il peutétre parfois plus difficile à mettre en œuvre que dans le cadre d’un travail coopératif. Cela étant dit, ce mode d’action collaboratif laisse à penser qu’il permet d’atteindre de meilleures performances en termes de réactivité, d’adaptation à l’inattendu ou encore d’utilisation optimisée des moyens mis à disposition. Par ailleurs, cette capacité d’un groupe à valoriser son capital humain participe d’une intelligence collective. En ce sens, le travail collaboratif incite les individus à mener des activités orientées vers les autres (attention, reformulation, négociation) pour contribuer à un résultat collectif qui est autre chose que la somme des résultats individuels. Une part du succès de la collaboration tiendra notamment à la construction d’une compréhension commune (cf. conscience de groupe) autour des activités menées et donc de connaissances partagées issues des contributions de chacun des membres de l’équipe projet.

Enfin, la collaboration peut être vue comme un processus cyclique qui enchaîne des sous processus de co-réflexion, de co-décision, de co-conception, de co-production, de co-pilotage, de co-apprentissage, etc.

Ce processus Cyclique de la collaboration présente ainsi les phases suivantes :

• La co-analyse : un travail de diagnostic qui permet à un groupe de comprendre une situation donnée et de construire un référentiel cognitif ;
• La co-définition : dans cette phase les interactions collectives permettent au groupe de formuler l’objectif à atteindre en construisant une vision partagée ;
• La co-réalisation : la fixation des règles du jeu, la détermination d’un plan d’action et d’un calendrier pour atteindre l’objectif poursuivi ;
• La co-évaluation : les formes d’interaction qui permettent à un groupe de juger des résultats mais aussi de la valeur de la co-décision et du co-aprentissage tout au long du processus.