Rédaction collective de documents/Intérêts et limites

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Les intérêts et avantages de la rédaction collective de documents

• La dispersion géographique et temporelle des acteurs du projet
  • Les membres d’un groupe de travail n’appartiennent pas forcément aux mêmes organisations, aux mêmes structures voir aux mêmes territoires et horaires. De ce fait, ils peuvent éprouver des difficultés à discuter, se rencontrer et travailler ensemble du fait de cet éloignement géographique et temporel. Ainsi, par le biais des outils de rédaction collective il est désormais possible de travailler ensemble malgré cette distance.
  • Les membres d'un groupe d'apprentissage (scolaire et universitaire) se frottant aux mêmes problèmes, le travail collaboratif est indéniablement destiné à se développer. En effet, certains outils eLearning (apprentissage à distance) permettent déjà de répondre aux désynchronisations géographiques et temporelles. De nombreux travaux personnels ou de groupe sont exigés des élèves, et demandent de se réunir tous ensemble pour étudier. En outre de nouveaux outils collaboratifs de CLOUD Computing tels que Google Docs ou Office 365 permettent d’optimiser l'organisation du travail (collectif et individuel).
• L’incompatibilité des agendas
  • Chacun ayant ses propres exigences, ses propres contraintes professionnelles et/ou personnelles, il est très souvent difficile de trouver des moments synchrones permettant au groupe de travail de pouvoir se rencontrer et travailler ensemble. Grâce à la rédaction collective de document, chacun va pouvoir en fonction de son emploi du temps travailler au moment désiré sur le projet sans forcément avoir des contraintes d’horaires et de déplacement.
  • La prise de rendez-vous sur un calendrier partagé facilite tout travail d'organisation.
• La création de compétences et le partage d’informations
  • Les talents individuels ne sont parfois pas suffisants pour résoudre seul un problème. Le travail collaboratif est donc essentiel pour mutualiser et formaliser compétences et connaissances.
  • De plus, ce processus crée naturellement de nouvelles connaissances car les membres du groupe ont un accès direct aux contributions des autres, ce qui en fait un processus évolutif.
• L'Aide lors de la prise de décision
  • Certains logiciels (tel que Office 365 ou Google Documents) permettent de synthétiser les informations contenues dans les documents mis à disposition et/ou issues des logiciels extérieurs implémentés, et de créer des statistiques à partir de ces données. Ces statistiques représentent des indicateurs fiables pour les décideurs qui leur facilitent les décisions à prendre au niveau de leurs différentes politiques (commerciale ou financière par exemple).
• Éviter les réunions improductives
  • Souvent mal préparées, mal animées, mal suivies, les réunions peuvent ne pas être faciles à vivre pour les personnes qui ont beaucoup de préoccupations et d’autres tâches au quotidien. Il est désormais possible de travailler sur le sujet à un moment où le participant a moins de préoccupations personnelles et professionnelles en tête. Ce qui aboutit à un travail de meilleure qualité.

Les limites de la rédaction collective de documents

• Amnésie collective :

Découlant des réunions improductives, ces temps d’échanges sont l’occasion pour les membres d’un groupe de parler de beaucoup de choses mais, restant des moments d’oralité, un certain nombre d’idées, d’éléments se perdent, disparaissent ; cela nécessite des efforts supplémentaires pour récupérer l’information recherchée.

• Le manque de temps :

Le temps de chacun étant précieux dans le cadre d’une activité professionnelle, cet état de fait rend ainsi parfois très difficile le travail collectif sachant que l’on peut ainsi souvent remettre à plus tard les tâches que le groupe s’était fixé et que les urgences de chacun finissent finalement par invalider la possibilité de travailler avec les autres.

• Manque d’intimité des acteurs :

Les membres d’un groupe de travail ne se voyant pas tous les jours, ils n’ont pas l’occasion de se parler quotidiennement. Il y a ainsi une grande difficulté à organiser les échanges et à trouver l’intimité nécessaire à ce qu’un travail se fasse bien. Il vaut mieux en effet qu’il y ait une dimension affective entre les personnes dans le cadre d’un travail collectif car c’est environnement est plus propice à produire des choses intéressantes.

• Veille faible :

Un autre problème, cette fois-ci liée à la dimension informationnelle, est le fait que chacun des membres travaillant sur un bout du travail collectif, certains ne se préoccupe pas de communiquer les résultats de sa veille aux autres. Il n’est en effet pas toujours facile d’organiser une veille efficace ainsi que de partager de l’information qui concerne l’équipe ou le projet dans lequel chacun travaille.

• Saturation du mail :

Le courrier électronique étant une des technologies de communication ayant remporté le plus de succès ces dernières années dans les organisations, son utilisateur en est souvent victime du fait de l’encombrement rapide des boîtes mails (spam) par ses collègues, ce qui est dommageable. S’ajoute à cette saturation, la gestion parfois difficile des mails, des fichiers attachés en pièce-jointe qui aboutit à ne plus savoir où ranger l’information voire où la retrouver. Selon certains experts, le courrier électronique serait même devenu un outil « anti-collaboratif ».

• Manque de visibilité :

Il n’est pas non plus évident de savoir où chacun des membres se trouvent dans la tâche qui lui incombait, et par conséquent où en est le projet et comment ses membres peuvent éventuellement y contribuer du fait que chacun fonctionne de son côté.

• Difficulté de coproduction :

Enfin, il y a souvent dans le cadre d’un travail collectif une grande difficulté à coproduire. Ce constat a pour conséquence que les projets sont des phénomènes de production individuelle additionnée plutôt que des phénomènes de coproduction, voir de coproduction fusionnelle. Ce fait est dommageable car si un collectif s’est monté c’est bien pour essayer de marier les idées, les créations de chacun et pas seulement pour les juxtaposer.