Rédaction collective de documents/Le travail collaboratif pour les entreprises

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Distinction entre travail collaboratif et collaboratif Web

Qu'est-ce qu'un logiciel collaboratif (Groupware) ?

Un logiciel collaboratif est un logiciel reliant ses utilisateurs par un réseau informatique et leur permettant de travailler ensemble. Les fonctions premières de ce type de logiciel étaient le partage de messageries, d’agendas, ainsi que de base de données. Mais depuis l’apparition des messageries internet, les logiciels de « groupware » ont tendance à être progressivement remplacés par des applications de Web collaboratif.

Qu'est-ce qu'un collaboratif Web ?

On entend par « collaboratif WEB » l’utilisation de fonctions collaboratives par le biais d’un intranet. Cela permet la dématérialisation des processus, des flux de communication, ainsi que des tâches collaboratives faisant intervenir plusieurs personnes. Ces outils proposent des fonctions de partage de messagerie, d’agendas, de fichiers, mais aussi des fonctions de gestion de projet et de réseau social d’entreprise. Ces fonctions ont pour objectif de permettre à leurs utilisateurs une gestion en commun des connaissances.

Quelles possibilités proposent les collaboratifs Web ?

Les outils collaboratifs Web se présentent sous forme de plateforme modulaire et proposent des services de :

• Communication (comme les messageries instantanées, les mailing list, les chat, les web-meeting, ou encore la vidéo-conférence, etc.)
• Coordination des taches (gestion de formulaire, workflow, etc.)
• Partage des ressources et d’applications (agendas, plateforme de fichiers, etc.)
• Partage de connaissances (par l’échange d’informations grâce au Réseau Social d’entreprise ou à la gestion des contenus)

Utilisation des collaboratifs Web par les entreprises

Quels métiers sont les plus demandeurs de ce type de solutions ?

Le partage d’information et la réflexion de groupe sont absolument fondamentaux pour plusieurs types de métier. En effet, on pense principalement à la Recherche et Développement, qui a pour nécessité de mobiliser diverses connaissances provenant de différentes personnes afin de les mutualiser pour innover. On peut également penser à des fonctions comme l’informatique, le marketing, ou encore même la gestion d’entreprise car ce sont des domaines dans lesquels l’information est souvent partagées par un grand nombre d’acteurs et qui à besoins d’être partagées pour être recoupée et/ou synthétisée.

Du collaboratif Web à la gestion des connaissances…

Comme expliqué précédemment, le collaboratif Web a pour objectif de mettre en commun des connaissances en vue de créer de nouvelles connaissances utiles à l’entreprise, et qui n’auraient pas pu être obtenues par des individus isolés. Et les outils du collaboratif Web vont être encore une fois nécessaires aux entreprises car ils vont leur permettre de capitaliser ces connaissances acquises. En effet, le collaboratif Web repose sur le Knowledge Management (Gestion des Connaissances) en ce qu’il s’agit de la transmission et de la capitalisation de ces connaissances nouvelles. Le Knowledge Management propose des outils qui permettent d’accéder de façon intelligente à ces informations car il permet de rechercher, de classifier, et de cartographier les compétences.

Les réseaux Sociaux d’entreprise (RSE)

Ce concept récent apporte une nouvelle dimension plus informelle à la gestion des connaissances. En effet, ces réseaux permettent aux salariés d’une entreprise de partager des connaissances et des travaux par le biais de groupes d’échanges. Ces groupes sont créer au sein de l’organisation en fonction des compétences spécifiques liées à un projet particulier par exemple, ou bien encore par type de compétences détenues par certaines fonctions (ex : R&D, Finance, etc.). On voit ainsi apparaitre des groupes d’échanges au sein de nombreuses entreprises multinationales car ils vont permettre de mettre en relation des personnes ou des données appartenant à des fonctions ou des entités différentes.

Outils collaboratifs de plus en plus utilisés par les entreprises : blog, Wiki et RSE

Bien que les blogs eu été créé pour faciliter la gestion des sites personnels, ils sont désormais utilisés par les entreprises dans le but de dynamiser le travail en équipe. En effet, un blog permet d’informer, de débattre, ainsi que de réunir les employés, et ainsi d’améliorer la communication interne à l’entreprise. Les Wiki par contre sont encore très peu utilisés en France. Quelques grands groupes ont pourtant ouvert la voie tels que Disney, Motorola ou encore Nokia. Ces entreprises utilisent le Wiki pour gérer le Brainstorming au sein de leurs équipes, ou encore pour permettre la rédaction collective de documents tels que les procédures internes par exemple. Le réseau Social d’entreprise représente pour le moment la forme la plus aboutie et la plus utilisée par les entreprises. Plusieurs grands groupes français ont ainsi lancé des projets en ce sens tel qu’Orange, Simply Market et Bouygues Telecom.

Les solutions de type Gestion Électronique de Documents (GED) et de Business Process Management (BPM)

Les entreprises utilisent de plus en plus d’outils collaboratifs dans le but d’améliorer la productivité de leurs employés, ainsi que d’améliorer la qualité de leurs produits/services et la satisfaction clients. Les solutions telles que la GED et BPM sont ainsi de plus en plus fortement plébiscitées par les entreprises. En effet selon une étude de Cap Gemini, « En France, l’intérêt pour le BPM grandit : 39 % des entreprises françaises interrogées prévoient d’ici 2013 une augmentation du budget alloué au BPM. » (source les echos : http://lecercle.lesechos.fr/entrepreneur/tendances-innovation/221171654/travail-collaboratif-vers-outils-generateurs-productivit).

La GED peut être définie comme un processus informatisé qui permet d’organiser des documents électroniques et des informations au sein d’une organisation (Source Wikipedia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_électronique_des_documents). Le BPM quant à lui représente l’ensemble des méthodes et outils mis en œuvre dans le but d’améliorer la performance d’une organisation par des démarches processus. (Source Wikipedia : http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_management).

Cette tendance poursuivie par les entreprises tend à se généraliser et peut s’expliquer par le besoin constant de partager et d’optimiser des documents dans le cadre d’une démarche normative au sein de différents domaines de l’organisation tels que les SI, les cycles de validation, etc. Ces outils permettent d’optimiser les choses et de travailler de façon plus efficace, ce qui permet ainsi de gagner en qualité, en productivité, et en traçabilité des informations.

On constate donc que le travail collaboratif est un axe de croissance important pour les entreprises car il répond à certains de leurs besoins fondamentaux.

Les perspectives d’avenir sur le marché du travail collaboratif ?

Selon une étude réalisée par le Gatner (entreprise américaine de conseil et de recherche dans le domaine des techniques avancées), « 8% des utilisateurs en entreprise dans le monde ont recours à une solution cloud de messagerie ou de collaboration. Ils devraient être 200 millions à horizon 2017. » (source : http://www.journaldunet.com/solutions/cloud-computing/nombre-d-utilisateurs-messagerie-et-collaboratif-cloud-0613.shtml). Cela correspond à un nombre de 50 millions d’utilisateurs actuels d’outils collaboratifs et de messagerie cloud. Et ce chiffre est amené à grimper à 33% des utilisateurs (soit 200 millions) en entreprises d’ici à 2017. On constate donc que les entreprises s’approprient de plus en plus ces outils et qu’ils sont amenés à jouer un véritable rôle stratégique au sein des organisations. En effet, elles ont parfaitement saisies que ces outils peuvent permettre des améliorations de la productivité, de la communication interne, ainsi que de la création de connaissances. On comprend ainsi l’intérêt fondamental pour les entreprises de ne pas « rater le train » en ce qui concerne ces outils car il en va de leur propre intérêt.