Tableur EXCEL/Révision

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Vérification

Comme son compagnon WORD (traitement de texte), EXCEL apporte dans la partie gauche de l'onglet "Révision", une aide rédactionnelle complète comprenant :

La vérification orthographique des mots, la recherche de la définition ou d'un synonyme d'un mot dans le dictionnaire mais également de rechercher la traduction d'un mot.

ABC Orthographe

Grâce à cet outil, les cellules contenant des mots mal orthographiés sont signalées par les dictionnaires connus ou paramétrés.

Il suffit de cliquer sur la cellule dans laquelle nous souhaitons vérifier l'orthographe et EXCEL ouvre ensuite une fenêtre proposant la correction des mots. Possibilité de vérifier l'orthographe de plusieurs langues. Possibilité de continuer la vérification au début de la feuille. Possibilité d'ignorer l'erreur.

• Cliquez sur le mot mal orthographié, puis cliquez sur remplacer (ou remplacer tout, si plusieurs fautes à corriger en même temps).

Recherche

Cela permet la recherche de signification de mot via un moteur de recherche ou traduction de mot via un dictionnaire traducteur :

   1) Recherche : une signification est recherchée sur les dictionnaires connus ou paramétrés.

Cet onglet est très utile lorsque nous ne comprenons pas la signification d'un mot, ou lorsque nous souhaitons obtenir sa définition exacte. Il est également possible d'obtenir une traduction dans un grand nombre de langues !

• Ecrire le ou les mot(s) souhaités puis cliquer sur le bouton vert pour "démarrer la recherche".

   2) Traduire : une recherche de traduction est effectuée sur les traducteurs connus ou paramétrés

• Ecrire le mot à traduire puis cliquer sur "traduction", penser à saisir les langues dans lesquelles le mot doit être traduit.

Dictionnaire des synonymes

Une recherche de synonyme est effectuée sur les dictionnaires connus ou paramétrés.

• Même procédure que pour l'onglet précédent.

ASTUCE : "Vos dictionnaires et traducteurs préférés peuvent être en ligne (WEB) ou hors ligne (LOCAL)."

Commentaires

Le commentaire permet d'annoter une cellule avec du texte mais aussi de l'image, il est signalé dans le coin haut droit de la cellule commentée. Il est créé ou supprimé soit via le ruban, soit par clic droit sur la cellule sélectionnée.

Les commentaires peuvent être affichés ou masqués, une navigation est possible entre eux (précédent, suivant, ...).

Nouveau commentaire

• Cliquez sur la cellule sur laquelle vous souhaitez y ajouter un commentaire
• Écrire le commentaire dans la case jaune qui apparaît

Pensez à renseigner votre nom pour permettre aux autres utilisateurs du fichier de savoir qui a écrit le commentaire.

Supprimer

• Cliquez sur la cellule sur laquelle vous souhaitez supprimer le commentaire.

Précédent/Suivant

• Cliquez sur ces deux boutons afin de naviguer d'un commentaire à l'autre.

Afficher les entrées manuscrites

La dernière mise à jour inclut une nouvelle fonctionnalité, pensée spécialement pour les utilisateurs d’Office sur des appareils tactiles. Vous pouvez désormais ajouter des annotations avec des entrées manuscrites pour prendre des notes, surligner des extraits de texte, créer des formes rapides, ou écrire des équations mathématiques et les convertir en texte sur des appareils tactiles ou avec stylet. On peut faire tout cela en cliquant sur "Commencer la saisie manuscrite".

De plus, si votre appareil avec stylet utilise un stylet actif (et non un simple stylet), Office détecte lorsque votre stylet est à portée de votre écran et vous commencez la saisie manuscrite automatiquement.

En cliquant sur "Afficher les entrées manuscrites", on peut afficher ou masquer ce qu'on a fait avec la saisie manuscrite.

ASTUCE : "Certaines tablettes et écran tactiles peuvent écrire directement des notes sur l'écran, EXCEL les considère être une forme de commentaire."

Modifications

Protéger la feuille

Lorsque plusieurs utilisateurs sont amenés à modifier un même fichier, des modifications volontaires ou involontaires peuvent survenir comme la suppression de formules ou de données. Afin de restreindre ces modifications, il est possible de protéger la feuille avec un mot de passe. Ainsi, les cellules de la feuille ne pourront pas être modifiées si on n'ôte pas la protection avec le mot de passe dans le menu révision "Oter la protection de la feuille".

Lorsque l'on protège la feuille:

• On choisit le mot de passe ;
• On décide le degré de modifications accordé aux utilisateurs en cochant ou décochant les items: sélection des cellules, format des cellules, format de colonnes, format de lignes… Cela peut permettre aux utilisateurs de faire des modifications de formes essentiellement (couleur, taille des colonnes/lignes, filtres…). On peut voir dans cette image quelques exemples d'items:

items protection classeur

Si dans une feuille, on veut avoir des cellules modifiables et le reste verrouillé, il existe plusieurs méthodes.

Méthode 1:

• On sélectionne la plage concernée ;
• On clique sur "permettre la modification des plages" ;
• On nomme la plage et on applique la modification ;
• Ensuite, on clique sur "protéger la feuille".

Avantage: Cela permet de retrouver facilement les zones non protégées. On peut les supprimer si besoin.

Méthode 2:

• On sélectionne les cellules concernées ;
• On effectue un clic droit ;
• Puis dans "Format de cellule" on va dans le menu "Protection" ;
• On décoche "verrouillée" ;
• On protège la feuille.

Remarque: pour permettre la modification d'un graphique, seule la méthode 2 fonctionne: il faut décocher "verrouillée" dans propriété (format de la zone graphique).

Protéger le classeur

Gérer la protection du classeur permet de donner accès à la modification de l’ensemble des feuilles d'un classeur EXCEL (saisie et/ou modification des cellules). Certaines feuilles peuvent être protégées tandis que d'autres seront verrouillées. Cela permet de partager un fichier avec des collaborateurs en réduisant le risque de perte de données ou d'erreur de saisie par exemple.

La protection du classeur empêche la modification de la structure du classeur par les autres utilisateurs. En effet il n'est pas possible d'insérer, de supprimer, de renommer, de déplacer ou copier une feuille.

Partager le classeur

Partager le classeur permet à plusieurs collaborateurs de travailler en même temps sur le même fichier. Chacun pourra y apporter ses modifications. Lors du partage du classeur, plusieurs options concernant le suivi et la mise à jour des modifications sont proposées. Il est ainsi possible de conserver l’historique des modifications.

• Dans l’onglet Révision, cliquez sur « Partager le classeur »
• Sous l’onglet « Modification », cochez la case « Permettre une modification multi-utilisateur. Ceci permet également de fusionner des classeurs ».
• Sous l’onglet « Avancé », sélectionnez les options souhaitées puis cliquez sur OK
• S’il s’agit d’un nouveau classeur, nommez et choisissez l’emplacement du classeur
• S’il s’agit d’un classeur existant, cliquez sur OK pour enregistrer le classeur

Protéger et partager le classeur

Lorsqu’un fichier est partagé, toutes les personnes ayant accès au réseau sur lequel ce dernier est partagé peuvent le consulter et le modifier.

Ainsi, si le fichier contient des données confidentielles et que l’on veut par conséquent éviter l’accès de tous au fichier, il est possible d'y ajouter un mot de passe afin de le protéger. A l’ouverture du fichier un mot de passe sera demandé, seules les personnes ayant connaissance du mot de passe pourront y accéder et apporter leurs modifications.

Pour cela :

• Dans l’onglet « Révision », cliquez sur « Protéger et partager le classeur » ;

• Cochez la case « Partage avec suivi des modifications » si vous souhaitez empêcher la suppression du suivi des modifications ;
• Puis saisissez le mot de passe ;
• Enregistrez le classeur.

Suivi des modifications

Puisque le partage d’un fichier permet à plusieurs personnes d’y apporter des modifications, il peut parfois être utile de tracer les modifications apportées. L’option « suivi des modifications » nous permet de le faire. Celle-ci affiche l’historique des modifications apportées dans la feuille de calcul en détails.

Il faut dans un premier temps activer l’option :

• Dans l’onglet « Révision », cliquez sur « Suivi des modifications » ;
• Puis  « Afficher les modifications » ;
• Cochez la case « Suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé. » ;
• Puis cliquez sur « Ok ».

Le suivi des modifications est alors activé. Lors des prochaines ouvertures du fichier, vous pourrez cliquer sur « afficher les modifications ». Un commentaire apparaîtra sur chaque cellule modifiée avec le nom de l’utilisateur ayant effectué la modification, la date et la valeur modifiée.

Il est également possible de choisir l’affichage des modifications apportées selon des critères.

• Cliquez sur afficher les modifications.

Choisissez la date des modifications que vous souhaitez afficher en cochant la case « Le » puis en sélectionnant la date souhaitée.

• Vous pouvez choisir de ne pas afficher les modifications apportées par vous-même par exemple en cochant la case « Par » puis selectionnant « Tout sauf moi » dans la liste proposée.

• Cliquez sur « Ok ».

On peut également accepter ou refuser les modifications: on révise les modifications apportées par les autres utilisateurs.

Remarque

Par défaut, EXCEL conserve l’historique des modifications pendant 30 jours et efface de façon permanente tout historique des modifications antérieur à ce nombre de jours. Pour conserver un historique pendant plus de 30 jours, entrez un nombre supérieur à 30.

Autres fonctionnalités

Partager maintenant

Dans les versions professionnelles d’Excel, il est possible, à partir de l’onglet Révision, de partager le fichier avec des personnes en enregistrant le document dans un emplacement OneDrive. Cela permet à plusieurs personnes de visualiser et/ou modifier le fichier partagé.

Pour partager le fichier :

• Cliquez sur « Partager maintenant » ;

• Puis « Partager avec des personnes » ;

• Cliquez sur « Enregistrer dans le cloud » ;
• Choisissez un emplacement partagé.

Une fois que le fichier est partagé, vous pouvez ensuite inviter d’autres personnes afin qu’elles puissent également y avoir accès. Pour cela :

• Cliquez sur « inviter des personnes » :
• Entrez l’adresse de messagerie de la personne concernée.

Envoyer par messagerie instantanée

Il est également possible d’envoyer le fichier par courrier électronique.

Pour ce faire:

• Cliquez sur « Partager » :

• Puis sur « Courrier électronique ».

Plusieurs possibilités vous sont proposées. Vous pouvez choisir d’envoyer le fichier en tant que pièce jointe si vous voulez permettre aux destinataires de modifier le fichier. Sinon vous pouvez choisir de l’envoyer en format PDF ou XPS pour conserver le fichier tel quel et empêcher la modification du fichier.